Einleitung

Diese Anleitung beschreibt, wie man den automatisierten Rechnungs- und Mahnungsversand, falls ein Kunde bei Vorkasse nicht gezahlt hat, kombinieren kann.

Als erstes muss eine Regel angelegt werden, welche die Rechnung erstellt, sobald eine Bestellung eingelesen wurde. Zusätzlich erhält diese Regel eine Aktion, die ein zeitverzögertes Ereignis "Zahlungserinnerung" auslösen soll. Danach wird wie beim automatischen Rechnungsversand die zweite Regel angelegt, die die Rechnung per Email versendet.

Nach einem festgelegten Zeitraum wird nun das Ereignis "Zahlungserinnerung" ausgelöst, welches nur dann ausgeführt wird, wenn die Bestellung bis hierhin noch nicht auf "Bezahlt", sondern nur auf "Bestätigt" steht. Dieses Ereignis setzt den Bestellstatus nun auf Zahlungserinnerung.

Dadurch, dass sich nun der Bestellstatus geändert hat, wird nun eine weitere Regel ausgelöst, die nun die Rechnung nochmals erzeugt. Das ist deshalb nötig, da die Rechnungen nicht gespeichert werden, sondern beim Versenden immer neu erzeugt werden müssen.

Voraussetzung

Die Anleitung bezieht sich darauf, dass noch kein automatischer Rechnungsversand eingerichtet ist. Ist dies schon der Fall, müssen bestehende Regeln, wie die Regel "Rechnung erstellen" nur erweitert werden.

Aktivierung

  1. Regel mit dem Namen "Rechnung erstellen" mit dem Auslöser "Auftrag eingelesen" anlegen. Als Aktion wird "Auftragsdokument erzeugen" und der Dokumenttyp "Rechnung" ausgewählt und  der Haken bei "Per Mail an Kunden senden" gesetzt.
    Zusätzlich bekommt diese Regel jetzt noch eine weitere Aktion "Ereignis auslösen" mit dem Namen "Zahlungserinnerung", wobei das Ereignis solange verzögert wird, wie der Kunde Zeit haben soll die Rechnung zu bezahlen, bis eine Zahlungserinnerung/Mahnung gesendet werden soll. (Hier bspw. 5 Tage)
  2. Benachrichtigungstext mit dem Namen "Zahlungserinnerung" erstellen unter Einstellungen/Einrichtung/Benachrichtigungstexte (Anleitung) und einen passenden Text für die Zahlungserinnerung/Mahnung verfassen. Hier kann außerdem mit Platzhaltern gearbeitet werden.
  3. Regel mit dem Namen "Zahlungserinnerung mit Rechnung senden" mit dem Auslöser "Auftragsdokument an Kunde senden" anlegen und die Bedingung "Bestellstatus einschränken" für den Status "Zahlungserinnerung" hinzufügen. Als Aktion wird "Nachricht an Käufer senden", mit dem zuvor erstellten Nachrichtentext "Zahlungserinnerung", ausgewählt.
    Wichtig: Der Haken bei "Regelverarbeitung nach dieser Regel beenden" muss gesetzt werden da, wenn die Bedingung erfüllt ist und somit eine Zahlungserinnerung gesendet                     werden soll, nicht danach nochmal eine ganz normale Rechnung verschickt werden soll.
    Da diese Regel unten in der Liste hinzugefügt wurde, aber unter dem Auslöser "Auftragsdokument senden" an erster Stelle stehen soll, muss diese über den Pfeil auf der rechten Seite nach oben verschoben werden.
  4. Regel mit dem Namen "Status Zahlungserinnerung setzen" mit dem Auslöser "Ereignis ausgelöst" mit dem Ereignisnamen "Zahlungserinnerung" anlegen und die Bedingung "Bestellstatus einschränken" für den Status "Bestätigt" hinzufügen. Als Aktion wird "Auftragsstatus setzen" und der Status "Zahlungserinnerung" ausgewählt.
  5. Regel mit dem Namen "Rechnung für Zahlungserinnerung erzeugen" mit dem Auslöser "Auftragsstatus geändert" anlegen und bei Auftragsstatus geändert auf "Zahlungserinnerug" setzen. Bei "Auch ausführen, wenn Status aus ext. System übernommen wird" und "Auch ausführen, wenn Status über die Billbee API geändert wird" anschließend noch die Häkchen setzen. Als Aktion wird "Auftragsdokument erzeugen" und der Dokumenttyp "Rechnung" ausgewählt und der Haken bei "Per Mail an Kunde senden" gesetzt.


Das ganze sollte dann nachher in etwa so aussehen: