Um sevDesk mit Billbee zu verbinden benötigst du einen sevDesk Account.

Falls du noch keinen sevDesk Account hast, kannst du dir hier einen anlegen (die ersten 14 Tage sind Testphase): sevDesk.


API Token erhalten

Billbee kommuniziert mit sevDesk über die offizielle API. Damit dies möglich ist, benötigst du ein API-Token.

Dieses Token erhältst du in deinem sevDesk-Account unter Einstellungen / Benutzer wenn du deinen Administrator-Zugang  bearbeitest.


Im Feld "API-Token" findest du dein API-Token.



Verbindung einrichten

Gehe nun in deinem Billbee Account auf Einstellungen / Verbindung / Buchhaltung & Mahnwesen / Neu / sevDesk Account hinzufügen und fülle das Formular wie folgt:


Im ersten von den drei Reitern trägst du einen Internen Namen für die Anbindung ein, sowie ein Start Datum, ab dem die Bestellungen an sevDesk übermittelt werden sollen. Dann kannst du definieren, aus welchen Shops die Bestellungen übermittelt werden sollen.


Als letztes trägst du in diesem Reiter den Status ein, bei dem die Bestellung übermittelt werden soll. Bedenke hier, es geht nicht darum, ob die Bestellung jemals in diesem Status war, sondern ob sie zum Zeitpunkt der Übertragung in diesen Status ist. Also wähl am besten mehrere Status, in denen die Bestellung länger oder final ist wie bezahlt, versendet und abgeschlossen.





Im zweiten Reiter wählst du zunächst aus, ob der Zahlungsabgleich über Billbee oder über sevDesk abgewickelt werden soll. Wenn du Billbee auswählst werden die Zahlungen als bezahlt übermittelt, wenn du sevDesk auswählst werden die Zahlungen als offen übermittelt. Dann trägst du deinen API-Token aus deinem sevDesk Account ein.

Dann kannst du noch auswählen, ob für jeden Billbee Kunden ein Kunde in sevDesk angelegt werden soll und ob die Nicht zugeordneten Zahlungen als Standard Zahlung gebucht werden sollen.

Im letzten Feld kannst noch auswählen, was das Belegdatum sein soll, also ob es dem Rechnungsdatum, dem Zahldatum oder dem Bestelldatum entsprechen soll. 






Im letzten Reiter kannst du dann noch deine Konten zuweisen. Grundsätzlich ist es so, dass du deine Zahlungsarten nur manuellen Konten zuordnen kannst. Wir können logischerweise keine Zahlungen auf echten Konten zuweisen, dafür haben wir gar keine Berechtigung.

Du musst also ein manuelles Konto für das entsprechende Konto einrichten, z.B. für PayPal ein manuelles Konto hinzufügen, was du dann PayPal BB nennst. 

Diese kannst du dann auswählen und dann im Nachgang die Zahlung entsprechend zuordnen.



Klicke nun noch auf Speichern um die Anbindung zu speichern.

Wenn du alles eingerichtet hast, läuft der Abgleich stündlich im Hintergrund. In der Bestellübersicht siehst du bei den exportierten Bestellungen ein entsprechendes Tag. Wenn eine Rechnung übertragen wird, wird auch das PDF zu Sevdesk übertragen.




Manueller Export der Buchungsdaten


Unabhängig vom automatischen Export kann der Export für ausgewählte auch manuell aus der Bestellübersicht angestossen werden.


Über den Button "Export" (1) wird der Export aufgerufen, Format (2) wird eine der unter "Bookkeeping" (3) angezeigten Schnittstellen ausgewählt.


Danach kann noch entschieden werden, ob die exportierten Bestellungen das Tag "Sevdesk" bekommen sollen oder ob nur Bestellungen exportiert werden sollen, die noch kein Tag haben.