sevDesk mit Billbee verbinden

Du hast die Möglichkeit, deinen Billbee Account mit sevDesk zu verbinden. sevDesk ist eine cloudbasierte Rechnungs- und Buchhaltungssoftware, die über die offizielle API direkt mit Billbee verbunden werden kann. Wie du sevDesk an Billbee anbindest, kannst du in diesem Artikel nachlesen.

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung

Für die Einrichtung deines sevDesk Accounts bei Billbee musst du zuerst Daten aus deinem sevDesk Account entnehmen. Anschließend kannst du dann die Anbindung von deinem sevDesk Account an Billbee vornehmen.

Damit du sevDesk an Billbee anbinden kannst, benötigst du einen sevDesk Account. Logge dich dort entweder ein oder lege einen neuen Account an. Gehe anschließend in deinem sevDesk Account in deine Einstellungen und dann in den Reiter "Benutzer". Hier siehst du alle Benutzer deines sevDesk Accounts. Klicke nun auf deinen Administrator-Zugang und jetzt öffnet sich ein Fenster, in dem du deinen API-Token entnehmen kannst, indem du im Feld des API-Tokens auf "Einblenden" klickst. Dann wirst du aufgefordert dein Passwort einzugeben und anschließend kannst du deinen API-Token kopieren. 

Im nächsten Fenster kannst du alle Einstellungen rund um deine sevDesk Anbindung vornehmen. Im ersten Reiter "Allgemeine Einstellungen" kannst du allgemeine Einstellungen vornehmen:

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Name: Gib einen internen Namen für deine sevDesk Anbindung in dieses Feld ein. 

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Startdatum: Wähle aus, ab welchem Datum deine Bestellungen an sevDesk übertragen werden sollen.

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Shops: Du kannst einschränken, ob Bestellungen nur von bestimmten Shops oder von allen Shops übertragen werden sollen. Klickst du in dieses Feld, dann erhältst du eine Übersicht deiner angebundenen Shops und Marktplätze. Du musst hier aber mindestens eine Shopverbindung auswählen, damit die Übertragung funktioniert.

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Status: Wähle aus, in welchem Status sich die Bestellung befinden soll, wenn sie übermittelt wird. Bedenke hierbei, dass es nicht darum geht, dass sich die Bestellung jemals in diesem Status befunden hat, sondern ob sie zum Zeitpunkt der Übertragung zu sevDesk in diesem Status ist. Daher ist es ratsam, dass du mehrere Status wählst, in denen sich Bestellungen länger oder sogar final befinden (z.B bezahlt, versendet und abgeschlossen). Du musst hier mindestens einen Status ausgewählt haben, damit die Übertragung funktioniert.

Im zweiten Reiter "API Anbindung" kannst du alle API-spezifischen Einstellungen vornehmen und auch deinen API-Token hinterlegen.

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System für Zahlungsabgleich: Wähle aus, ob der Zahlungsabgleich bei Billbee oder bei sevDesk stattfinden soll. Wählst du Billbee aus, dann werden die bezahlten Bestellungen (d. h. Bestellungen mit Zahldatum) als bezahlt an sevDesk übermittelt. Wenn du sevDesk auswählst, dann werden die bezahlten Rechnungen als offen übermittelt.

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API Key: Gib hier den API-Token ein, den du zuvor aus deinem sevDesk Account kopiert hast.

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Vollständige Kunden (*)  anlegen: Wähle aus, ob für jeden Billbee Kundendatensatz auch ein Datensatz in sevDesk angelegt werden soll.

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Nicht zugeordnete Zahlungen als Standard-Zahlung buchen: Wähle aus, ob nicht zugeordnete Zahlungen bei sevDesk als Standard-Zahlungen gebucht werden sollen.

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Belegdatum entspricht: Gib an, ob das Belegdatum dem Rechnungsdatum, dem Zahldatum oder dem Bestelldatum entsprechen soll.

Nachdem du alle Angaben gemacht hast, kannst du deine neue sevDesk Anbindung "speichern".

Nach der erfolgreichen Anbindung von sevDesk an dein Billbee- Konto, kannst du im dritten Reiter "Kontozuweisung" über den Button "Neu" eine neue Kontozuweisung vornehmen. Grundsätzlich kannst du deine Zahlungsarten nur Offline-Konten zuweisen, weil Billbee keine Berechtigung für das Zuweisen von Zahlungen auf echte Konten hat. Richte dir bei sevDesk deshalb ein entsprechendes Offline-Konto ein, welches du anschließend bei Billbee für eine bestimmte Zahlart auswählst. Die Zahlungen kannst du im Nachgang direkt bei sevDesk den richtigen Konten zuordnen. Es bietet sich an, wenn du z. B. für jeden angebundenen Shop oder für Kostenstellen ein Offline-Konto bei sevDesk anlegst und dann die Zahlungen im Nachhinein bei sevDesk richtig zuordnest. Außerdem funktioniert die Kontozuweisung nur, wenn Billbee als System für den Zahlungsabgleich gewählt ist.

Nach der erfolgreichen Anbindung von sevDesk an dein Billbee-Konto werden dir beim erneuten Öffnen der Anbindung im Reiter "API Anbindung" zusätzlich die Optionen zu den Umsatzsteuerreglungen angezeigt, sofern in deinem sevDesk-Account unter "Einstellungen > "Buchhaltung" > "Umsatzsteuerregelungen" mindestens eine Regelung von dir angelegt wurde.

Hast du in sevDesk die entsprechenden Umsatzsteuerregelungen angelegt, kannst du sie nun in den Drop-Down Menüs auswählen und somit zuordnen.

Damit diese in Billbee sichtbar werden, musst du in SevDesk unter "Einstellungen" > "Buchhaltung" > "Umsatzsteuerregelungen" bei den jeweiligen Regelungen jeweils den Schalter "Für Rechnungen" aktivieren.

Die entsprechenden Hinweistexte zu den einzelnen Steuermodi kannst du hier hinterlegen.

Länderzuweisung für OSS

Hast du in SevDesk Regelungen für OSS erstellt, können diese über Billbee entsprechend gemappt werden. Sollten bereits im Vorfeld allgemeine Mappings in der sevDesk-Anbindung für die Umsatzsteuerregelungen vorhanden gewesen sein, so werden diese jetzt der jeweiligen Umsatzsteuerregelungen für alle Länder hinzugefügt.

Ein Mapping kann für folgende Umsatzsteuerregelungen vorgenommen werden:

• Umsatzsteuerregelung Ust. ausweisen (OSS)
• Umsatzsteuerregelung IGL (netto)
• Umsatzsteuerregelung Export Drittland (netto)
• Umsatzsteuerregelung Differenzbesteuerung (brutto)

Bitte beachte:

• Für ein erfolgreiches Mapping von OSS-Bestellungen muss es sich auch tatsächlich um Fernverkauf-Bestellungen handeln (die Bestellung in Billbee muss also das entsprechende Fernverkauf-Tag tragen). Maßgebend für die Zuordnung ist in dem Fall die Lieferadresse.
• Hast du bereits eine SevDesk Anbindung in Billbee und fügst in SevDesk die entsprechenden Regelungen hinzu, greifen diese erst, wenn du in Billbee die SevDesk Verbindung erneut öffnest und den "Speichern" Button klickst.

Wichtig / zu beachten

Exportiert Billbee Rechnungen zu sevDesk, dann werden diese als "Belege" abgelegt. Damit die Rechnungen aber überhaupt bei sevDesk erscheinen, ist es wichtig, dass die Rechnung auch vorher in Billbee erzeugt wird. Nach dem Erzeugen der Rechnung kann es ca. 3–4 Stunden dauern, bis der Beleg bei sevDesk erscheint, da der Upload alle paar Stunden im Hintergrund ausgeführt wird.

Du musst nicht auf den automatischen Export im Hintergrund warten, sondern kannst auch einen manuellen Export der Rechnungen an sevDesk anstoßen. Hierfür folge bitte der Anleitung für das Exportieren von Bestellungen und wähle im Exportvorgang deine sevDesk-Anbindung als Exportformat aus. Du kannst auch noch entscheiden, ob die exportierten Bestellungen das Tag "sevDesk" erhalten sollen. Nachdem du auf "Exportdatei erzeugen" klickst, wird die Übertragung angestoßen. Wundere dich nicht, dass keine Datei o. ä. dann heruntergeladen wird, denn die Daten werden direkt zu sevDesk übertragen. Während beim automatischen Export (dieser erfolgt in der Regel 3 -4 Stunden nachdem die Rechnung erzeugt wurde) nur Rechnungen übertragen werden, die noch nicht übertragen wurden, können die Rechnungen manuell auch mehrfach übertragen werden.

Beim manuellen Export kannst du auch Bestellungen exportieren, für welche du noch keine Rechnung erzeugt hast. Bitte beachte hierbei, dass du im Reiter "API Anbindung" unter Punkt 5 (siehe oben) für diesen Fall nicht Rechnungsdatum hinterlegen darfst, da beim Export sonst auf das nicht vorhandene Rechnungsdatum geprüft werden würde und es zu einer Fehlermeldung kommt.

Mögliche Fehlercodes & ihre Bedeutung

Nachfolgend findest du einige Fehlerbenachrichtigungen, die im Zusammenhang mit der Anbindung der sevDesk-Schnittstelle oder mit dem Export von Bestellungen zu sevDesk aufgetaucht sind.

(*) Wie du vielleicht schon gesehen hast, gendern wir auf unserer Webseite, unserer Hilfeseite und in unserer Außenkommunikation, da Billbee für mehr Vielfalt im E-Commerce stehen soll – und das auf allen Ebenen. Die Namen für Bereiche/Buttons/Einstellungen kommen direkt aus der Softwarelösung, wo aktuell nicht gegendert wird. Um hier keine Verwirrung aufkommen zu lassen, haben wir uns dazu entschieden, dass wir die direkten Namen aus der Software auf der Hilfeseite in diesem Fall übernehmen.