Kundenportal einrichten

Mithilfe des Kundenportals können deine Endkund:innen auf ihre Bestellungen zugreifen und sich bspw. ihre Rechnungen oder weitere zur Verfügung gestellte Dateien herunterladen. Auch offene Rechnungen können von den Kund:innen direkt über das Kundenportal beglichen werden. Welche Funktionen das Kundenportal abdeckt und wie du ein Kundenportal für deine Kund:innen einrichtest, erfährst du in diesem Artikel.

Funktionen des Kundenportals 

Grundsätzlich hat das Kundenportal drei wichtige Funktionen: 

Kund:innen die Möglichkeit geben Rechnungen herunterzuladen: Damit der/die Kund:in seine/ihre Rechnung herunterladen kann, ist der Status der Bestellung ausschlaggebend. Hast du die Rechnung selber über Billbee erstellt, dann kann die Rechnung nur heruntergeladen werden, wenn sich die Bestellung mindestens im Status bestellt oder bestätigt befindet. Wenn sich die Bestellung aber im Status bezahlt befindet, du aber noch keine Rechnung erzeugt hast, kannst du entscheiden, ob die Rechnung automatisch erzeugt werden soll, wenn der/die Kund:in über den Link zu deinem Kundenportal auf die Rechnung zugreifen will. 

Kund:innen über das Kundenportal Dateien zum Download zur Verfügung stellen: Sollen deine Kund:innen die Möglichkeit haben, sich Dateien herunterzuladen, die mit den Artikeln in der Bestellung verknüpft sind, können sie dies über das Kundenportal machen. 

Zahlungen von Kund:innen direkt über das Kundenportal empfangen: Wenn du Zahlungen direkt über dein Kundenportal empfangen möchtest, können deine Kund:innen ihre offenen Rechnungen direkt über PayPal oder PayPal Plus bezahlen. 

Wenn du das Kundenportal einrichtest, musst du natürlich nicht alle Funktionen freischalten, wenn du das nicht möchtest. Du kannst deinen Kund:innen auch einfach nur eine oder zwei der Funktionen zur Verfügung stellen. Weitere Hinweise zu den einzelnen Funktionen und ihren Einrichtungsmöglichkeiten und -voraussetzungen findest du im Verlauf dieses Artikels. 

Einrichtung des Kundenportals

Das Kundenportal kannst du unter Einstellungen / Kundenportal einrichten. Die Einrichtung ist aufgeteilt in zwei Reiter: 

• Einstellungen: Hier kannst du Erscheinungsbild, Downloads, Rechnungen und Wasserzeichen für dein Kundenportal einrichten. 
• Zahlungsanbieter: Hier kannst den Zahlungsanbieter für dein Kundenportal anlegen. 

Einstellungen

1

Begrüßungstext: Der Begrüßungstext ist der Text, der unterhalb deines Logos auf der Kundenportalseite angezeigt wird. Du kannst den Text mit den Platzhaltern {UserName} (Name des/der Käufer:in), {OrderNumber} (Bestellnummer) und {Platform} (Name des Marktplatzes / Shop, über den die Bestellung importiert wurde) individualisieren, um deine Kund:innen direkt anzusprechen. In dem Feld findest du bereits einen voreingestellten Beispieltext, den du natürlich anpassen kannst. Der Text kann von dir als HTML Text individualisiert werden. Diese Option kannst du über den Button "</>" aktivieren bzw. deaktivieren. Über den Button "Platzhalter Dokumentation öffnen" gelangst du zu unserem Platzhalter-Hilfeartikel, falls du Unterstützung bei der Vergabe von weiteren Platzhaltern benötigst. 

2

Logo/Banner: Hier kannst du dein Logo/ Banner auswählen, das oben auf der Kundenportalseite angezeigt werden soll. Wenn du bereits Logos/ Banner hochgeladen hast, kannst du diese entsprechend im Dropdown-Menü auswählen. Wenn du noch keine Logos/Banner hochgeladen hast, kannst du über den Button "Bilddatei hochladen" dein gewünschtes Logo/ Banner im Dropdown-Menü auswählen und hochladen.  

3

Dateidownload aktiviert: Wenn du möchtest, dass deine Kund:innen bereitgestellte Dateien aus dem Kundenportal herunterladen können, musst du diese Option aktivieren. Kund:innen können dabei nur die Dateien herunterladen, die mit Artikel aus ihrer Bestellung verknüpft sind. In dem Feld "Anzahl Downloads pro Datei" kannst du dann festlegen, wie oft deine Kund:innen den Download pro Datei durchführen können. Wenn du nichts in dieses Feld einträgst, dann ist die Anzahl der Downloads unbegrenzt möglich. Über das nächste Feld "Download möglich für x Tage" kannst du zudem eine zeitliche Einschränkung der Downloads festlegen: Wenn der Download nur an einer bestimmten Anzahl an Tagen möglich sein soll, kannst du die Anzahl der Tage hier angeben. Wenn das Feld frei bleibt, ist der Download an einer unbegrenzter Anzahl an Tagen möglich. 

4

Verzicht Widerrufsrecht:  Aktivierst du diese Option, wird deinen Kund:innen eine Checkbox angezeigt, bei der sie auf ihr Widerrufsrecht verzichten sollen. Dann kann der/die Kund:in den Download auch erst starten, wenn er/sie auf das Widerrufsrecht verzichtet hat. Falls der/die Kund:in bereits in dem Shop, wo er/sie die Artikel gekauft hat, auf das Widerrufsrecht verzichtet hat, erscheint die Checkbox nicht noch einmal in deinem Kundenportal. Lege zudem den Text fest, der neben der Checkbox angezeigt wird. Ein Standardtext ist bereits in Billbee vorformuliert, kann aber jederzeit von dir angepasst werden.

5

Rechnungsdownload erlauben: Aktiviere diese Option, wenn du möchtest, dass deine Kund:innen über das Kundenportal ihre Rechnung herunterladen können. Voraussetzung dafür, dass sich Kund:innen Rechnungen aus dem Kundenportal herunterladen können, ist, dass du einen Cloudspeicher-Dienst mit Billbee verbunden hast. Wie du das machst, kannst du hier nachlesen. Außerdem musst du die Datei, die den Kund:innen zum Download angezeigt werden soll, mit einem Artikel verknüpft werden. Wie du das machst, kannst du hier nachlesen. Kund:innen können Dateien grundsätzlich nur herunterladen, wenn die Bestellung mindestens den Status bezahlt hat. Ist die Bestellung storniert oder gelöscht, dann ist kein Download mehr möglich. 

6

Automatische Rechnungserstellung: Hat die Bestellung bereits den Status bezahlt und du hast noch keine Rechnung erstellt, kannst du hier einstellen, dass die Rechnung erzeugt werden soll, wenn die Kund:innen die Rechnung über das Kundenportal herunterladen. Möchtest du nicht, dass die Rechnung erzeugt wird, wenn der/die Kund:in die Rechnung herunterlädt, dann musst du diese Option deaktivieren. Über das Feld "Download möglich für x Tage" kannst zudem angeben, wie lange der Download möglich sein soll. 

7

Wasserzeichen Text: Lege einen optionalen Text fest, der in deine PDF-Datei geschrieben wird, um die Datei direkt mit dem Kauf identifizieren zu können. Du kannst in diesem Text auch Platzhalter nutzen. Als Platzhalter können {UserName} (Name des/der Käufer:in), {OrderNumber} (Bestellnummer) und  {OrderDate} (Kaufdatum) genutzt werden. Direkt in dem Feld darunter kannst du die Schriftgröße für deinen Text in Punkten bestimmen. Als Richtwert können wir als übliche Schriftgrößen 11 pt oder 12 pt empfehlen. 

8

Wasserzeichen Position: Wähle die Position, bei der der Text deines Wasserzeichens beginnen soll. Die horizontale Positionierung gibt an, wie viele mm weit der Text vom linken Seitenrand beginnt. Die vertikale Positionierung gibt an, wie viele mm weit der Text vom unteren Seitenrand beginnt. Der Standardwert bei beiden Positionen sind 10 mm.

Ein beispielhaftes Wasserzeichen könnte folgendermaßen aussehen:

In das Feld "Wasserzeichen Text" wird ein Text eingegeben:  Kauf {OrderNumber} vom {OrderDate} – {UserName}

Dieser Text würde dann als Wasserzeichen auf deinem Dokument so aussehen:
Kauf 12345678 vom 05.06.2014 - Max Mustermann

 

Zahlungsanbieter

Neben dem Reiter "Einstellungen" findest du den Reiter für die "Zahlungsanbieter". Über den Button "Neu"  kannst du einen neuen Zahlungsanbieter (PayPal oder PayPal Plus) anlegen, mit dem deine Kund:innen dann direkt über das Kundenportal ihre Rechnung begleichen können. Beachte bitte: Damit du Zahlungen über PayPal empfangen kann, muss eine sog. PayPal REST Anwendungen angelegt werden, damit du eine Client-ID und ein Secret von PayPal für sowohl den Live-Betrieb als auch den Test-Betrieb erhältst. Wie du eine PayPal REST Anwendung einrichten kannst, findest du in diesem von PayPal bereitgestellten Dokument. 

Für das Anlegen des neuen Zahlungsanbieters sind folgende Angaben notwendig:

1

Name: Lege einen Namen für die Zahlungsverbindung fest, der zur internen Anzeige und Auswahl in Billbee dient.

2

Typ: Wähle aus, welchen Typ Zahlungsanbieter du nutzen möchtest. Aktuell hast du die Auswahl zwischen PayPal und PayPal Plus.

3

Aktiv: Setze hier den Haken, damit der Zahlungsanbieter aktiv ist und im Kundenportal für deine Kund:innen angezeigt wird.

4

PayPal App Client ID: Gib hier die Client-ID ein, die du von PayPal für die PayPal REST Anwendung erhalten hast.

5

PayPal App Client Secret: Gib hier das Secret ein, die du von PayPal für die PayPal REST Anwendung erhalten hast.

6

PayPal Testumgebung verwenden: Wenn du die Zahlungsverbindung erst einmal nur im Test-Betrieb anlegen möchtest, dann aktiviere diese Option. In diesem Fall musst du dann bei Punkt 4 und 5 auch die Client-ID und das Secret der Testumgebung der PayPal REST Anwendung eingeben.

Link des Kundenportals an Kund:innen senden

Um deinen Kund:innen einen Link zum Kundenportal zu senden, über den sie sich dann ihre Rechnung herunterladen oder bereitgestellte Artikel herunterladen können, kannst du Regeln zur Automatisierung anlegen. Außerdem siehst du den Link zum bestellungsspezifischen Kundenportal direkt in der Bestellung. Dafür gehst du in deine Bestellübersicht und wählst die gewünschte Bestellung aus. Anschließend gehst du auf den Reiter "Nummern & Layouts", wo du dann den Link zum Kundenportal einsehen und kopieren kannst.

How To Video: Kudenportal einrichten

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