Layouts für Auftragsdokumente erstellen

Eine der wichtigsten und meist genutzten Funktionen von Billbee ist die Erzeugung von Auftragsdokumenten. Deine Auftragsdokumente kannst du ganz einfach mit dem Layouteditor individualisieren. Wie du das machen kannst und was du für Einstellungsmöglichkeiten hast, findest du in diesem Artikel.

Wie ist der Layouteditor aufgebaut?

Den Layouteditor erreichst du unter Einstellungen / Auftragsdokumente im Reiter "Layouts". Dort sind bereits Standardlayouts für Rechnungen und Lieferscheine hinterlegt. Die beiden werden immer dann verwendet, wenn du keine eigenen Layouts angelegt hast. Du kannst die beiden Standardlayouts natürlich jederzeit abändern oder dein eigenes Layout hinzufügen.

Welche Auftragsdokumente können mithilfe des Layouteditors bearbeitet werden?

Layouts können für verschiedene Auftragsdokumente definiert werden. Folgende Auftragsdokumente stehen dir aktuell zur Verfügung:

• Rechnungen
• Lieferscheine
• Auftragsbestätigungen
• Angebote
• Etiketten
• Stornorechnungen

Der Layouteditor ist für fast alle Typen von Auftragsdokumenten gleich aufgebaut. Alleinig der Layouteditor für Etiketten ist etwas anders. Daher haben wir für das Erstellen von Etiketten einen separaten Artikel geschrieben, in dem der Etikettenlayouteditor genauer beschrieben wird. In diesem Artikel hier kannst du nachlesen, wie man die Layouts von Rechnungen, Lieferscheinen, Auftragsbestätigungen, Angeboten und Stornorechnungen anpasst.

Anlegen eines neuen Layouts

Über den Button "Neu" in der Übersicht der Layouts, welche du über Einstellungen / Auftragsdokumente im Reiter "Layouts" erreichst, kannst du ein neues Layout anlegen. Wähle den entsprechenden Typ Auftragsdokumente (Rechnung, Lieferschein, Auftragsbestätigung, Angebot, Etiketten oder Stornorechnung) aus, welchen du anlegen möchtest. In unserem Beispiel wollen wir ein neues Rechnungslayout hinzufügen. Diese Anleitung funktioniert aber auch bei den anderen Typen von Auftragsdokumenten.

Im Layouteditor angekommen, kannst du über die Reiter den Bereich auswählen, den du bearbeiten möchtest. Im Folgenden gehen wir auf jeden der acht Bereich genauer ein:

• Allgemeines
• Logos
• Oberer Bereich
• Detailbereich
• Fußbereich
• Adressen
• Dateianhänge
• Rechtstexte
• Feste Texte 

Solltest du dir irgendwann mal nicht sicher sein, was deine Einstellungen für Auswirkungen auf das Dokument haben, siehst du auf der rechten Seite eine Dokumentenvorschau. Hier werden dir deine Änderungen angezeigt. Wird die Änderung nicht direkt angezeigt, wenn du etwas ausgewählt oder eingetippt hast, ist es meisten hilfreich, wenn du einfach noch einmal in einen leeren Bereich klickst, damit sich die Dokumentenvorschau aktualisieren kann. Du kannst dir auch jederzeit die Dokumentenvorschau über den Button "Download PDF" herunterladen, um bspw. auszuprobieren, wie das Layout aussieht, wenn du es ausdruckst (ggf. auf Geschäftspapier).

Allgemeines

1

Name: Gib hier einen individuellen Namen für dein Layout an. Bitte beachte, dass der Name sich auf den Namen von dem Layout zur Identifikation in Auswahllisten bei Billbee dient, es sich hier aber nicht um den Dateinamen handelt. Den Dateinamen kannst du bei 3. vergeben.

2

Hintergrund PDF: Möchtest du z.B. dein eigenes Briefpapier als Hintergrund für dein Layout nutzen, kannst du es hier als PDF hochladen.

3

Individueller Dateiname: Hier kannst du den Dateinamen festlegen, den die Rechnung beim Erstellen erhält. Du kannst auch mit Platzhaltern arbeiten.

4

Falzmarken ausgeben: Falzmarken dienen dazu, dass du die Rechnungen einfacher und genauer falten kannst, wenn du sie ausgedruckt hast. Die Option kannst du hier aktivieren bzw. deaktivieren.

5

Nachricht drucken: Lege fest, ob und welche Nachrichten an deine Kund:innen auf die Rechnung gedruckt werden sollen.

6

Rechter Rand: Wähle die Breite des rechten Randes in mm aus. Falls du keine genauen Vorstellungen hast, probier einfach verschiedene mm-Werte aus und überprüfe in der Dokumentenvorschau am rechten Rand, welche Auswirkungen die mm-Werte auf das Layout haben.

7

Schriftart und Größe für alle Texte: Wähle noch deine gewünschte Schriftart und die Schriftgröße für alle Texte. 

Logos

Im Bereich der Logos musst du erst einmal die Entscheidung treffen, ob du ein Logo verwenden möchtest, oder nicht und diese Einstellung dann entsprechend über den Schieberegler auswählen.

Möchtest du ein eigenes Logo verwenden, sieht die Einstellungsseite wie folgt aus:

1

Titel Logo: Hast du bereits Logos unter Einstellungen / Auftragsdokumente im Reiter "Logos"  im Vorfeld hochgeladen, kannst du das gewünschte Logo im Dropdown-Menü auswählen. Du hast aber auch hier über die Schaltfläche "Bilddatei hochladen" die Möglichkeit, ein Logo für das Rechnungslayout hochzuladen und dann im Dropdown-Menü auszuwählen.

2

X Position (%) / Größe: Hier kannst du mithilfe der Schieberegler die Position deines Logos auf dem Dokument auswählen. Falls du dir nicht auf Anhieb sicher bist, welche Position bzw. Werte du wählen sollst, probiere es am besten aus und schau auf der Dokumentenvorschau, welche Auswirkungen verschiedene Werte bzw. Positionen auf dem Schieberegler auf die Position deines Logos auf dem Rechnungslayout haben. Über den rechten Schieberegler kannst du die Größe deines Logos auswählen.

Möchtest du auf deiner Rechnung kein Logo verwenden und hast diese Einstellung über den Schieberegler vorgenommen, sieht die Einstellungsseite folgendermaßen aus:

1

Titel: Gib hier einen Titel ein, den du verwenden möchtest. Hier bietet sich z.B. dein Shopname o.ä. an. Wähle außerdem die Schriftart und -größe aus.

2

Untertitel: Hier kannst du noch zusätzlich zum Titel einen Untertitel vergeben, bei dem du auch die Schriftart und -größe auswählen kannst.

Oberer Bereich

Der obere Bereich bei der Bearbeitung des Layouts betrifft den Bereich, der oberhalb der Tabelle mit den gekauften Artikel ist.

1

Informationsblock X/Y: Wähle hier die Position des Informationsblocks auf dem Layout aus. Bist du dir nicht sicher, welche Wert bzw. welche Position du verwenden sollst, probier es einfach ein bisschen aus und beobachte die Auswirkungen der Verschiebung auf der Dokumentenvorschau rechts.

2

Bestelldatum / Bezahldatum ausgeben: Wähle aus, ob das Bestelldatum bzw. das Bezahldatum auf der Rechnung angezeigt werden soll. Bitte beachte, dass diese Einstellung nur auf dem Rechnungslayout verfügbar ist, nicht aber auf den anderen Dokumententypen.

3

Händler USt Id / VAT Id (*)  ausgeben: Leg fest, ob deine Händler USt Id / VAT Id (*) auf deinem Layout ausgeben werden soll. Diese Einstellungen steht nah im Zusammenhang mit den Fernverkäufen und allen weiteren Einstellungen rund um OSS.

4

Versanddatum anzeigen: Leg fest, ob das Versanddatum auf der Rechnung angezeigt werden soll. Du hast die Möglichkeit zwischen "immer wenn Versand erfolgt ist", "nie" und "wenn Versand erfolgt und Bestellwert >250 € ist" auszuwählen.

5

Versandkosten ausblenden: Wähle hier aus, ob die Versandkosten immer angezeigt werden sollen, oder ob sie ausgeblendet werden sollen, wenn sie keinen Wert haben, d.h. die Versandkosten bei 0 € liegen.

6

Referenz: Hier kannst du eine Referenz für die Rechnung hinzufügen, die dann im oberen Bereich angezeigt wird. Du kannst in diesem Feld mit Platzhaltern arbeiten.

7

Text oben rechts: Hinterlege, sofern gewünscht, einen individuellen Text, der oben rechts auf der Rechnung angezeigt werden soll. Du kannst hier sowohl Schriftart und -größe als auch die Position den Textes oben rechts anpassen.

8

Anrede über der Positionstabelle: Hier kannst du eine Anrede festlegen, die oberhalb der Positionstabelle dargestellt wird. Du kannst auch hier die Schriftart und -größe anpassen.

9

Position Titelzeile: Mit dem Schieberegler kannst du die Position der Titelzeile, die in unserem Fall das Wort "Rechnung" enthält, nach oben und unten verschieben.

10

Barcode ausgeben: Du hast die Möglichkeit auf deiner Rechnung einen Barcode anzeigen zu lassen. Wenn du diese Option aktivierst, kannst du wählen, welchen Inhalt der Barcode haben soll (z.B. die Rechnungsnummer) und die Position sowie die Breite der Barcodestriche. Dieser Barcode kann dann in jeder Stelle eingescannt werden, an der eine Zifferneingabe über die Tastatur möglich ist. Dafür musst du einen Barcodescanner (i.d.R. per USB) anschließen, der die Tastatureingabe emuliert.

Detailbereich

Die Bearbeitung des Detailbereichs betrifft den Bereich, in dem die gekauften Artikel aufgeführt werden.

1

... ausgeben: Lege hier fest, welche der Daten in der Liste in deinem Detailbereich angezeigt werden sollen. Bitte beachte, dass je mehr angezeigt wird, desto unübersichtlicher wird die Rechnung. Überlege also auf jeden Fall, welche Daten essentiell sind und welche eventuell nicht unbedingt für die Kund:innen relevant sind.

2

Dezimalstellen: Lege fest, wie viele Dezimalstellen hinter den Zahlen in der Liste im Detailbereich angezeigt werden sollen. Standardmäßig werden zwei Dezimalstellen anzeigt.

3

Zahlenformat: Wähle aus, in welchem Zahlenformat die Geldbeträge auf der Rechnung angezeigt werden sollen. Du kannst zwischen "eigenem Land", "Rechnungsland des Kunden"(*), "Versandland des Kunden"(*) und "Permanent festgelegt" wählen. Wählst du "Permanent festgelegt" kannst du einmalig ein Zahlenformat definieren, welches dann immer auf Rechnungen mit diesem Layout angewendet wird. Hier kannst du dann zwischen "0.000,00 €", "€0,000.00" und "€0'000.00" wählen.

4

TARIC bei Export bzw. Gewicht bei Export / Exportbeschreibung und Herstellungsland bei Export: Solltest du ins Ausland liefern, kann es notwendig sein, dass du einen TARIC-Code oder auch das Gewicht der Lieferung auf der Rechnung angeben musst. Diese Optionen kannst du hier aktivieren oder deaktivieren. Ebenso gilt das für die Exportbeschreibung und das Herstellungsland. Die Basisdaten für die Exportbeschreibung und das Herstellungsland müssen dafür in den Artikelstammdaten gepflegt sein.

5

Sortierung der Positionen: Lege fest, in welcher Reihenfolge die Positionen auf der Rechnung positioniert sein sollen. Du kannst die Positionen nach Artikeltext, SKU oder Lagerort sortieren. Wählst du "nicht festgelegt" aus, haben die Positionen keine besondere Reihenfolge.

6

Ausgabe von Stücklisten: Lege fest, wie Stücklisten ausgeben werden sollen. Du kannst entweder nur die Stücklisten oder nur die Unterartikel auf der Rechnung anzeigen lassen, oder aber auch Stücklisten und Unterartikel. Die Ausgabe funktioniert nur korrekt, wenn die Einzelartikel zur Bestellung hinzugefügt werden, ansonsten kann nur der Hauptartikel ausgegeben werden.

7

Farben: Hier hast du die Möglichkeit die Farben deiner Tabelle zu definieren. Du kannst sowohl für die Kopfzeile als auch für die geraden und ungeraden Zeilen Farben definieren. Durch Klicken auf das Viereck mit der Farbe kannst du die Farbe per Klick auswählen. Alternativ kannst auch einen hexadezimalen Farbcode (z.B. #ffffff für die Farbe weiß) eingeben.

8

Tabelle mit Linien: Wähle noch aus, ob deine Tabelle mit Linien oder ohne angezeigt werden soll.

Fußbereich

Der Fußbereich betrifft den Bereich, der unterhalb des Tabelle ist.

1

Seitenfußtext: Hier hast du die Möglichkeit, den Text ganz unten in der Fußzeile deiner Rechnung anzupassen. Dieser Bereich eignet sich bspw. für Zahlungsverbindungen. Fügst du nur im Feld für Spalte 1 einen Text ein, erstreckt dieser sich über die gesamte Fußzeile. Durch das Einfügen von Text in den Feldern für Spalte 2, 3 und 4 wird der Text dann mehrspaltig. Außerdem kannst du die Schriftart und -größe sowie die Textausrichtung bestimmen.

2

Fußtext: Möchtest du, dass direkt unterhalb der Tabelle mit den Artikelpositionen ein Text eingefügt wird, kannst du diesen hier einfügen. Auch die Schriftart und -größe kannst du für diesen Fußtext festlegen.

3

Keinen Seitenumbruch im Feld Fußtext zulassen: Wähle, ob ein Seitenumbruch innerhalb des Fußtextes gemacht werden kann, oder ob du das verhindern möchtest. Ein Seitenumbruch kann dann entstehen, wenn die Positionsliste länger ist. Hast du diese Option aktiviert, wird der gesamte Fußtext auf einer neuen Seite angezeigt, falls zu wenig Platz für den gesamten Fußtext auf der Seite direkt unter der Positionstabelle vorhanden ist.

4

Individuellen Rechnungstext ausblenden: Möchtest du den individuellen Rechnungstext ( wird aus der Bestellung - Reiter "Texte" übernommen ) ausblenden, kannst du diese Option aktivieren. Ist die Option nicht aktiviert, wird der Text angezeigt.

Adressen

1

Lieferadresse anzeigen: Möchtest du, dass die Lieferadresse deiner Bestellung angezeigt wird, aktivier diese Option. Ist die Option nicht aktiviert, dann wird die Lieferadresse nur dann angezeigt, wenn sie von der Rechnungsadresse abweicht.

2

Absender über Lieferadresse: Wähle aus, ob deine Absenderadresse oberhalb von der Lieferadresse angezeigt werden soll.

3

Text über Lieferadresse: Wähle aus, welcher Text über der Lieferadresse angezeigt werden soll. Standardmäßig ist dort schon "Lieferadresse" hinterlegt. Du kannst diesen Text aber individuell anpassen.

4

Lieferadresse links/rechts: Wähle die Position der Lieferadresse mithilfe von mm Angaben aus. Ausgangspunkt für die Verschiebung ist die obere linke Ecke. Falls du dir nicht sicher bist, welche mm Angaben du hier verwenden solltest, probier dich einfach ein bisschen aus und gib verschiedene Wertekombinationen ein. Die Auswirkungen deine Eingabe kannst du in der Dokumentenvorschau auf der rechten Seite beobachten.

5

Telefonnummer ausgeben: Manchmal ist es gewünscht, das eine Telefonnummer mit der Lieferadresse ausgegeben werden soll. Hier kannst du einstellen, ob die Telefonnummer der Kund:innen ausgegeben werden soll, und wenn ja, ob sie oberhalb oder unterhalb der Lieferadresse ausgegeben werden soll.

6

Absender: Möchtest du, dass deine Absenderadresse auf der Rechnung angezeigt wird, kannst du sie hier hinterlegen. Bitte beachte, dass die Absenderadresse immer einzeilig ist. Du kannst aber hier die Schriftart und -größe anpassen.

7

Verschiebung Rechnungsadresse horizontal/vertikal: Wähle die Position der Rechnungsadresse auf der Rechnung mithilfe von mm Angaben aus. Verschoben wird die Rechnungsadresse mit den mm Angaben immer von der standardmäßigen Positionierung auf der Rechnung. Bist du dir nicht sicher, welche mm Angaben du nehmen solltest, probier einfach ein paar mm Werte aus und beobachte in der Dokumentenvorschau auf der rechten Seite, welche Auswirkungen die verschiedenen Werte haben.

8

Eigenes Land anzeigen: Möchtest du, dass dein eigenes Land auf der Rechnung angezeigt wird, dann aktiviere diese Option. Außerdem wir dann auch das Zielland der Rechnungsadresse angezeigt. Sollte dein Kunde eine Rechnungsadresse im Ausland angegeben haben, wird das Zielland der Rechnungsadresse automatisch immer angezeigt.

Dateianhänge

Im Bereich der Dateianhänge kannst du die Dateien hochladen, von denen du möchtest, dass sie als Anhang an deine Rechnung mitgesendet werden. In unserem Beispiel haben wir die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB's) hochgeladen, da wir möchten, dass diese Datei mit unserer Rechnung später verschickt wird.

1

PDF Anhang hochladen: Über diesen Button kannst du deine gewünschte PDF Datei hochladen.

2

Drucken: Wähle aus, ob der PDF Anhang immer mit ausgedruckt werden soll, wenn du die Rechnung ausdruckst.

3

Mit E-Mail senden: Wähle aus, ob der PDF Anhang per E-Mail mitgesendet werden soll als Anhang, wenn du die Rechnung verschickst.

4

Auf Sprache einschränken: Hier kannst du auswählen, für welche Sprache diese PDF Datei gilt. Legst du z.B. das Rechnungslayout auf Deutsch und auf Englisch an, möchtest aber nur, dass der Anhang versendet wird, wenn Deutsch verwendet wird, kannst du dies hier einschränken. Hast du keine Sprache eingeschränkt, wird der Anhang bei allen Sprachen mitgesendet. Mehr zum Thema Mehrsprachigkeit im Layouteditor findest du hier.

5

Aktionen: Klickst du auf das Kreuz, entfernst du den entsprechenden PDF Anhang aus deinem Layout.

Rechtstexte

Hast du Rechtstexte bei der IT-Rechts Kanzlei gebucht, kannst du diese im Reiter Rechtstexte für das Layout aktivieren und entscheiden, ob der entsprechende Rechtstext mit ausgedruckt werden soll, wenn du die Rechnung ausdruckst und/oder der Rechtstext per E-Mail beim Rechnungsversand mitgesendet werden soll.

Feste Texte

Manche Texte auf der Rechnung sind standardmäßig schon gesetzt. Das sind die sog. festen oder statischen Texte. Möchtest du diese verändern, kannst du das über den Reiter "Feste Texte" machen. Bitte verwechsle die festen Texte nicht mit der Übersetzung des Layouts in eine andere Sprache. Hier sollen lediglich Texte, die von Billbee auf dem Layout vorgegeben sind in anderen Worten beschrieben werden. Wenn du das Layout in eine andere Sprache übersetzen möchtest, kannst du hier mehr darüber lesen.

Layouts in verschiedenen Sprache anlegen

Möchtest du dein Layout nicht nur auf Deutsch anlegen, sondern auch in anderen Sprachen, kannst du das über die Funktion der Mehrsprachigkeit lösen. Mithilfe dieser Funktion ist es nicht notwendig, dass du für verschiedene Sprachen verschiedene Layouts anlegst, sondern du kannst die Sprache direkt im Layout ändern. Mehr zum Thema Mehrsprachigkeit bei Billbee kannst du hier nachlesen.

Bevor du ein Layout in einer andere Sprache hinterlegen kannst, musst du die neue Sprache bei Billbee hinzufügen. Das kannst du unter Einstellungen / Grundeinstellungen im Reiter "Sprachen" machen. Eine Anleitung, wie du eine neue Sprache hinzufügst, findest du hier.

Nachdem du die gewünschte und unterstützte Sprache hinzugefügt hast, kannst du das Layout öffnen, welches du bearbeiten möchtest. Unter Einstellungen / Auftragsdokumente im Reiter "Layouts" wird dir eine Liste mit all deinen angelegten Layouts angezeigt. Über den Button mit dem Stift links neben deinen Layoutnamen kannst du das Layout bearbeiten.

Dir wird dein Layout jetzt standardmäßig auf Deutsch angezeigt. Das Layout öffnet sich immer standardmäßig auf Deutsch, auch wenn du bereits andere Sprachen in dem Layout hinterlegt hast. Um in eine andere Sprache zu wechseln, kannst du oben rechts die Sprachauswahl öffnen und die gewünschte Sprache auswählen. Dadurch öffnet sich allen Anschein nach ein neues Layout, es ist aber immer noch das des entsprechend ausgewählten Layouts.

Jetzt kannst du, wie auch bei der Erstellung des Rechnungslayouts, alle Bereiche und Texte individuell anpassen, nur jetzt in der von dir ausgewählten Sprache und nicht auf Deutsch. Nur den Namen des Layouts musst du nicht anpassen, da dieser ja nur für den internen Gebrauch ist.

Bitte beachte, dass Texte nicht automatisch übersetzt werden. Das musst du selber machen und in die entsprechenden Felder einfügen. Nur die Festen Texte sind für das Englische Layout schon bereits vorübersetzt. Für alle anderen Sprachen musst du das im Bereich der Festen Texte selber machen.

Sobald du Layout speicherst und dann wieder öffnest, wird dir das Layout zuerst auf Deutsch angezeigt. Wechselst du oben rechts die Spracheinstellung, siehst du das Layout auch in deinen anderen angelegten Sprachen.

Hinweistexte für Zahlarten

Bei den von dir angelegten Zahlarten kann ein Hinweistext in verschiedenen Sprachen angelegt werden, welcher dann auch auf der Rechnung angezeigt wird. 

Um einen Hinweistext für eine bestimmte Zahlart anzulegen, gehe unter Einstellungen / Auftragsdokumente in den Reiter "Hinweistexte für Zahlarten". Über den Button "Neu" kannst du deine gewünschte Zahlart auswählen. Nachdem du die Zahlart ausgewählt hast, öffnet sich ein Fenster, in dem du für die von dir angelegten Sprachen den Hinweistext hinterlegen kannst.

Nachdem du den Text angelegt hast, wird dieser nun auf allen zukünftigen Rechnungen mit der entsprechenden Zahlart ausgewiesen.

How To Video: Rechnungslayout anpassen

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