Etsy-Shop mit Billbee verbinden

Billbee unterstützt die Anbindung von Etsy-Shops. Der Datenabgleich mit Etsy erfolgt über die offizielle Etsy-API. Es ist möglich, Bestelldaten und Artikeldaten abzurufen, sowie Änderungen am Bestellstatus an das Etsy-System zu übertragen. Der Abgleich erfolgt vollautomatisch, sobald du deinen Etsy-Shop an deinen Billbee-Account angebunden hast. Wie du das machst, erfährst du in diesem Artikel.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung

Um eine neue Shopverbindung bei Billbee aufzurufen, klicke unter Einstellungen / Kanäle auf den Button "Neu".

Jetzt öffnet sich ein Dropdown-Menü, in dem dir alle Shop- und Marktplatzverbindungen angezeigt werden, die an Billbee angebunden werden können. Scrolle nun runter, bis du bei "Etsy-Shop" angelangt bist und klicke darauf. Anschließend wirst du auf eine Seite von Etsy geleitet, auf der du dich in deinem Etsy-Konto einloggen musst.

Danach wirst du gefragt, ob du Billbee den Zugang zu deinen Bestelldaten gewähren möchtest. Du musst mit einem Klick auf "Gestatte den Zugang" deine Zustimmung erteilen. Anschließend wirst du wieder zurück zu Billbee geleitet, wo du die abschließenden Einstellungen für deine Shopverbindung vornehmen kannst.

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Name:  Gib einen beliebigen internen Namen für deine Shopverbindung ein.

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Nachricht an Käufer:in einlesen:  Wähle aus, ob Billbee Zahlungen von Etsy einlesen soll. Ist die Option aktiviert, wird in der Bestellung die Etsy-Transaktions-ID hinterlegt. Bei vielen Bestellungen kann diese Option den Import u.U. verlangsamen.

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Zahlungen abrufen: Wähle aus, ob Billbee Zahlungen von Etsy einlesen soll. Ist die Option aktiviert, wird in der Bestellung die Etsy-Transaktions-ID hinterlegt. Bei vielen Bestellungen kann diese Option den Import uU verlangsamen.

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Variantendetails an Titel anhängen Aktivierst du diese Option, werden die einzelnen Variantendetails an den Titel des Artikels angehängt. Dies erfolgt sowohl in der Artikelübersicht als auch bei den jeweiligen Positionen der Bestellung.

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Auch ausverkaufte und deaktivierte Artikel abrufen Lege fest, ob auch deaktivierte bzw. ausverkaufte Artikel aus deinem Etsy Shop zu Billbee importiert werden sollen.

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Sprache erzwingen Wähle aus, ob Artikel in der Bestellung zwingend auf Deutsch oder Englisch ausgegeben werden sollen. Aktuell hat diese Option noch keine Funktionalität. Sie ist zukünftig gedacht den aktuell bestehenden Bug von Etsy zu unterbinden.

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Änderungen an Bestellungen abgleichen:  Wähle aus, in welche Richtung die Änderungen abgefragt werden sollen. Du kannst zwischen nie (kein Abgleich), Etsy zu Billbee, Billbee zu Etsy oder beidseitig auswählen. Standardmäßig ist beidseitig ausgewählt (Etsy ↔ Billbee). Hast du die Übertragung in beide Richtungen aktiviert, werden die Bestellungen im Etsy-System auch automatisch markiert und die Käufer:innen werden über das Etsy-System über den Versand benachrichtigt. Sofern eine Sendungsnummer vorhanden ist, wird auch diese an Etsy übermittelt.

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Aufträge einlesen:  Lege fest, ob über die Verbindung Bestellungen eingelesen werden sollen. Diese Option ist standardmäßig aktiviert beim Anlegen der Verbindung und muss aktiviert sein, damit Bestellungen von Etsy zu Billbee übertragen werden können. Ist die Option aktiviert, dann kannst du noch auswählen, an welchem Datum die Bestellungen importiert werden sollen. 

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Mindestalter der Bestellung in Minuten Legt fest, wie alt eine Bestellung beim Shopabruf mindestens sein muss, damit sie importiert wird. Neuere Bestellunegn werden erst zu einem späteren Zeitpunkt importiert. Nutzt du in deinem Shop Apps, die Änderungen an deinen Bestellungen vornehmen, lege mindestens 2 Minuten fest. Beachte: Solltest du in deinem Shop Webhooks verwenden und ein Mindestalter eingestellt haben, wird die Bestellung nicht automatisch X Minuten nach Eingang der Bestellung importiert, sondern erst beim nächsten Shopabruf.

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Bearbeiten von Auftragspositionen oder Erstellen von Rechnungen mit Billbee verbieten:  Du kannst die Bestellpositionen, die mit einer Bestellung aus Etsy übermittelt werden, quasi "sperren". Das bedeutet, dass die Auftragspositionen einer Bestellung in Billbee, die von Etsy übertragen wurde, dann nicht mehr manuell bearbeitet werden kann. Außerdem kannst du Billbee verbieten, dass Rechnungen erstellt werden sollen für Bestellungen, die aus deinem Etsy-Shop eingelesen wurden. Dann werden für alle Bestellungen, die von Etsy übermittelt werden, keine Rechnungen in Billbee erstellt. Das bedeutet aber auch, dass du generell keine Rechnungen (weder manuell noch automatisch) für Bestellungen erstellen kannst, die dieser Shopverbindung zugeordnet sind.

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Artikel Preisanpassung:  Hier kannst du optional einen Artikel festlegen, der Auftragspositionen zur Preisanpassung zugeordnet wird.

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SMTP-Server:  Hast du bereits einen SMTP-Server bei Billbee angelegt, kannst du diesen hier über das Dropdown-Menü auswählen.

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Bezahlung fällig nach X Tagen:  Gib an, wann die Bezahlung der Bestellungen fällig sein sollen, die über Etsy eingelesen werden.

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Versand aus:  Hier kannst du angeben, aus welchem Land deine Artikel versendet werden. Gibst du nichts an, wird dein Sitzland angenommen.

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Anonymisieren von Kundendaten aktivieren: Mit dieser Option hast du die Möglichkeiten Kundendaten aus deinen Bestellungen zu anonymisieren. Du kannst als Zeitspanne zwischen 1 - 730 Tagen wählen und weiterhin, ob die Bestellungen bei der Anonymisierung einen von dir hinterlegten Status erhalten sollen. Weitere Informationen zur Anonymisierung findest du Hier

Wichtig / zu beachten

Sales Tax

Damit die Sales Tax als Hinweistext auf der Rechnung ausgegeben werden kann, sind folgende Einstellungen notwendig:

• Im Rechnungslayout muss im Reiter "Detailbereich" die Option "Sales Tax als Hinweistext auf der Rechnung anzeigen" aktiviert sein
• Im Rechnungslayout darf im Reiter "Fußbereich" die Option "individuellen Rechnungstext ausblenden" nicht aktiviert sein.
• Die Bestellung muss dich im Umsatzsteuermodus "Ausfuhr in Drittland" befinden

Statusübertragung zu Etsy

Die Rückübertragung von Statusänderungen erfolgt automatisch. Die Etsy-Käufer:innen werden automatisch informiert, wenn du bei Billbee den Status der Bestellung auf bezahlt oder versendet setzt. Die Rückübertragung des Status an Etsy kannst du in deiner Etsy-Shopverbindung bei Billbee deaktivieren oder auch wieder aktivieren. Das ist dann sinnvoll, wenn du z. B. deine Benachrichtigungen mithilfe der Automatisierung von Billbee versenden möchten. Du kannst z. B. automatisierte Versandbenachrichtigungen senden oder deine Kund:innen bei Zahlungseingang benachrichtigen . Bitte beachte, dass Statusänderungen von Etsy nur dann zu Billbee übernommen werden, wenn das Bestelldatum der Bestellung nicht älter als 8 Tage ist.

Stornos bei Etsy

Billbee kann keine Gutschriften, Teilstornos oder Stornos von Etsy einlesen, da diese über die API von Etsy nicht zur Verfügung gestellt werden. Das bedeutet, dass eine Rückzahlung über Etsy manuell bei Billbee angelegt werden muss. Auch wenn die Bestellung bei Etsy den Status "storniert" hat, dann WIRD diese Bestellung nicht auf "storniert" gesetzt bei Billbee. Das musst du manuell vornehmen.

Passwortänderung im Etsy-Account

Wenn du eine Passwortänderung in deinem Etsy-Account vornimmst, revidiert Etsy das Zugrifftoken. Das bedeutet, dass du die Autorisierung bei Billbee erneuern musst: Rufe hierfür deine Kanaleinstellungen auf und wähle den Button rechts neben der Shopanbindung aus, um die Autorisierung zu erneuern.

Automatischer Bestandsabgleich

Die Varianten eines Etsyartikels müssen jeweils als separates Produkt bei Billbee vorhanden sein. Eine Zusammenfassung zu einem Produkt führt zu Fehlern beim Abgleich. In diesem Fall wäre es sinnvoll mit Stücklisten in Billbee zu arbeiten. Damit die Varianten beim Import nicht automatisch zusammengefasst werden, muss bei einer Nutzung von SKUs ("Bestandseinheiten") die Option "Bestandseinheiten variieren für jede(n) ...." aktiviert werden und für jede Variante eine eigene, eindeutige SKU verwendet werden. 

Du hast bei Etsy zwei Möglichkeiten, um Varianten anzubieten: Mit einem Hauptbestand für alle Varianten oder mit einem eigenen Bestand pro Variante. 

Ist bei Etsy die Option "Stückzahlen variieren…" nicht aktiv, führt Etsy bei Varianten nur einen einzigen Bestandswert für alle angebotenen Variantenprodukte eines Artikels. Damit Billbee den richtigen Wert übermittelt, müssen die einzelnen Variantenprodukte bei Billbee zu einem Variantenset zusammengestellt Sein. Das geschieht automatisch beim Importieren der Artikel vom Marktplatz und sollte manuell nicht geändert werden. Wenn Varianten bei Etsy gelöscht werden, müssen diese ebenfalls manuell bei Billbee gelöscht werden. Werden bei Etsy neue Varianten zu einem bestehenden Artikel hinzugefügt, müssen diese durch einen Artikelimport bei Billbee importiert werden, damit das Variantenset komplett ist. Wenn du Varianten bei Etsy zudem umbenennen willst, beachte bitte, dass ihnen jeweils eine neue Quell-ID vergeben wird. In diesem Fall muss die alte Quell-ID bei Billbee im Artikel → Tab "Quellen" gelöscht und die neue durch einen Artikelimport eingelesen werden.

Billbee deaktiviert den Artikel bei Etsy, sobald die Verfügbarkeit einer Variante auf 0 geht.

Zum Anderen hast du die Möglichkeit einen separaten Lagerbestand pro Variante zu führen, wenn du bei Etsy die Option „Stückzahlen variieren…" aktivierst. Legst du im späteren Verlauf weitere Varianten bei Etsy an, dann solltest du diese zu Billbee importieren um den Bestandsabgleich nutzen zu können.

Unter Bestandseinheit bei Etsy musst du dann die SKU's eintragen:

Wenn alles korrekt eingestellt wurde, dann sieht es bei Billbee nach dem Artikelimport so aus:

Billbee deaktiviert die einzelnen Varianten bei Etsy, wenn die Verfügbarkeit bei Billbee auf 0 geht. Das hat zur Folge, dass diese Variante in Etsy ausgeblendet wird. Solltest du sie weiterhin anzeigen lassen wollen, müsstest du den Artikel in Etsy direkt bearbeiten und die Variante dort wieder aktivieren und den Bestand dort auf 0 setzen.

Beim Artikelimport werden nur aktive Artikel bzw. aktive Varianten (auch mit Bestand 0) importiert. Deaktivierte Artikel und Varianten werden ignoriert und damit nicht zu Billbee importiert.

Mehr Informationen über den automatischen Bestandsabgleich bei Billbee findest du hier .

• Hauptartikel von Varianten werden nicht mehr als einzelne Artikel angelegt.
• Du kannst nach der Umstellung auf die V3 API von Etsy den Bestand auf Variantenebene ändern. Der Status aller anderen Varianten bleibt dabei erhalten.
• Versandprofile von Bestellungen können übernommen werden
• Transaktions Ids werden nur noch importiert, wenn der Schalter „Zahlungen abrufen“ in der Etsy-Shopverbindung bei Billbee aktiviert ist. Diese Einstellung wurde geändert, da für die Transaktions Id eine weitere Abfrage gemacht werden muss und somit den Auftragsimport verlangsamt oder sogar zum Erliegen bringt. Bedenke dies bitte, bevor du die Option aktivierst.
• Benutzernamen von Käufer:innen werden nicht mehr eingelesen, da diese Information von der neuen API nicht mehr an Billbee übertragen wird.
• Die Sales Tax kann jetzt als Hinweistext auf der Rechnung ausgegeben werden. Die Ausgabe als Rechnungsposition kann optional auch deaktiviert werden.

Mögliche Fehlercodes & ihre Bedeutung