Billbee bietet die Möglichkeit, durch das Festlegen von Regeln bestimmte Aufgaben zu automatisieren und noch besser an den eigenen Workflow anzupassen.
Das hier sind einige Beispiele für Vorgänge, die mit Regeln automatisiert werden können:
- Einen Kunden mit Sendungsnummer benachrichtigen, wenn eine Bestellung versendet wurde
- Einen Kunden bei Zahlungseingang benachrichtigen, um den Link aufs Kundenportal mitzuteilen
- Rechnung per Email an den Kunden senden
- Eine Bestellung automatisch abschließen, nachdem der Kunden einen Dateidownload durchgeführt hat
- Bei unbezahlten Bestellungen automatisch nach X Tagen eine Zahlungserinnerung senden
- Nach X Tagen eine automatische Bewertung des Käufers abgeben (geplant)
- Eine Bestellung automatisch markieren, wenn es sich um einen Stammkunden handelt
Konfiguriert werden die Regeln im Bereich Einstellungen / Regeln.
Aufbau einer Regel
Eine Regel besteht aus drei Teilen:
- Ein Auslöser, der festlegt, was genau die Regel startet.
- Optional einer oder mehreren Bedingungen
- Einer oder mehreren Aktionen.
Außerdem gibt es noch einige Eigenschaften, die das Verhalten der Regelausführung beeinflussen.
Durch das Kombinieren mehrerer Bedingungen lassen sich auch komplexere Regeln erstellen. Z.B. eine Regel für die Statusänderung auf versendet aller Bestellungen aus einem bestimmten Shop, deren Kunden aus einem bestimmten Land kommen und deren Auftragssumme größer als 100€ ist.
Auslöser
Der Auslöser legt fest, wann eine Regel angewendet wird. Die folgenden Auslöser stehen zur Zeit zur Auswahl:
| Name | Beschreibung | Anwendungsbeispiel |
| Auftrag eingelesen | Ein Auftrag wurde über eine Schnittstelle eingelesen und bei Billbee angelegt | Automatische Zuordnung von Tags / Versandprodukten zu Aufträgen |
| Auftragsstatus geändert | Der Status eines Auftrages hat sich geändert | Automatischer Versand von Benachrichtigungen an Kunden |
| Neuer Kunde erstellt | Eine neuer Kunde wurde bei Billbee erstellt (per Hand oder durch den Auftragsimport) | Automatisches Zuordnen einer Sprache je nach Land des Kunden |
| Kunde hat Datei heruntergeladen | Ein Kunde hat eine mit einem Auftrag verknüpfte Datei über das Kundenportal heruntergeladen | Automatische Markierung der Bestellung als versendet / abgeschlossen |
| Auftragsdokument an Kunde senden | Rechnung / Auftragsbestätigung soll per EMail an den Kunden gesendet werden | |
| Zeitgesteuerter Auslöser | Auslösezeitpunkte können mit Wochentag und Uhrzeit vorgegeben werden | Automatisches Einlesen aller Zahlungseingänge |
| Ereignis ausgelöst | Eine andere Regel löst ein bestimmtes Ereignis aus | Automatisches versenden einer Zahlungserinnerung |
| Artikelbestand | Der Artikelbestand unterschreitet den Mindestbestand oder einen festen Wert | Automatischer Versand einer Mail |
Für Details zu den einzelnen Auslösern bitte auf den jeweiligen Link klicken. Manche Auslöser haben noch Parameter wie die Uhrzeiten beim zeitgesteuerten Auslöser.
Bedingungen
Bedingungen können die Ausführung einer Regel für einen bestimmten Auslöser auf bestimmte Daten begrenzen.
So kann eine Regel z.B. auf einen bestimmten Shop, eine bestimmte Kundensprache oder eine bestimmte Auftragssumme eingeschränkt werden.
Die folgenden Bedingungen stehen zur Zeit zur Auswahl:
| Name | Beschreibung | Anwendungsbeispiel |
| Shop einschränken | Schränkt ein, dass der Auftrag zu einem bestimmten Shop gehören muss | Verschiedene Benachrichtigungs pro Shop senden |
| Bestellstatus einschränken | Schränkt ein, welchen Status der Auftrag haben muss | Benachrichtigungstexte für bezahlt/versendet senden |
| Auftragssumme einschränken | Schränkt ein, welche Gesamtsumme der Auftrag haben muss | Aufträge mit hohem Warenwert markieren |
| Downloadartikel | Schränkt ein, dass der Auftrag mindestens einen/keinen Downloadartikel enthalten muss | Separate Benachrichtigungstexte für Käufe von Downloadartikeln senden |
| Land Lieferadresse | Schränkt das Land der Lieferadresse des Auftrages ein | Sprache des Kunden abhängig vom Land setzen |
| Land Rechnungsadresse | Schränkt das Land der Rechnungsadresse des Auftrages ein | Sprache des Kunden abhängig vom Land setzen / Spezielle Markierung von Aufträgen aus bestimmten Ländern |
| Land Lieferadresse EU/Nicht EU | Schränkt das Land der Lieferadresse des Auftrages auf eine Ländergruppe ein | Bestellungen aus Drittländern erkennen |
| Sprache des Kunden | Schränkt die Sprache des Kunden des aktuellen Auftrages ein | Benachrichtigungstexte in verschiedenen Sprachen senden |
| Versandkosten einschränken | Schränkt die Versandkosten des aktuellen Auftrages ein | Versandweg in Abhängigkeit der Versandkosten setzen |
| Zahlart einschränken | Schränkt die Zahlart des aktuellen Auftrages ein | Versandweg in Abhängigkeit der Zahlart setzen |
| Tags einschränken | Schränkt die Tags des aktuellen Auftrages ein | |
| Adresse nach Text durchsuchen | Ermöglicht Aufträge anhand von bestimmten Worten in den Adressdaten zu selektieren | Adressen mit Packstation zur manuellen Prüfung markieren |
Aktionen
Aktionen einer Regel werden ausgeführt, wenn bei der Ausführung der Regel alle definierten Bedingungen zutreffen.
Eine Regel muss mindestens eine Aktion haben, sonst passiert beim Ausführen der Regel nichts. Eine Regel kann aber auch mehrere Aktionen enthalten, die dann eine nach der anderen ausgeführt werden.
Diese Aktionen stehen zur Zeit zur Verfügung:
| Name | Beschreibung | Anwendungsbeispiel |
| Nachricht an Käufer senden | Sendet einen Benachrichtigungstext per Mail oder über den Marktplatz/Shop an den Kunden | Kunden über Zahlungseingang / Versand benachrichtigen |
| Sprache des Kunden setzen | Ändert die Spracheigenschaft des Kunden | Je nach Land die Sprache des Kunden setzen |
| Der Bestellung ein Tag hinzufügen | Fügt dem aktuellen Auftrag ein Tag hinzu | Bestellungen aus einem Drittland / mit einem Mindestbestellwert ein Tag zuordnen |
| Den Status der Bestellung ändern | Ändert den Status des aktuellen Auftrages | Nach Download über Kundenportal Auftrag auf Abgeschlossen setzen |
| Bestellungen aus einem Shop abrufen | Prüft eine Shopverbindung auf neue Bestellungen und liest sie ein. | Zeitgesteuert einmal am Tag neue Bestellungen einlesen lassen. |
| Zahlungseingänge abrufen und zuordnen | Ruft Zahlungseingänge ab und ordnet sie automatisch Bestellungen zu und setzt die Bestellungen auf bezahlt | Zeitgesteuert zweimal am Tag alle Zahlungseingänge verarbeiten |
| Versandweg setzen | Setzt den Versandweg der aktuellen Bestellung | In Abhängigkeit von Versandkosten / Gesamtsumme den Versandweg bestimmen |
| Auftragsdokument erzeugen | Erzeugt eine Rechnung für die aktuelle Bestellung | Rechnung automatisch nach Zahlungseingang an Kunden senden |
| Layout festlegen | Legt ein Layout für eine Bestellung fest | Je nach Zahlart ein anderes Rechnungslayout zuordnen |
| Nachricht an Email Adresse senden | Versendet einen Benachrichtigungstext an eine beliebige Email Adresse | Versandabteilung über einen Zahlungseingang informieren |
| Ein Ereignis auslösen | Löst ein Ereignis aus, auf das mit einer weiteren Regel reagiert werden kann | Vorraussetzung für eine automatische Zahlungerinnerung erzeugen |
Weitere Eigenschaften
- Aktiv: Ist das Häkchen nicht gesetzt, wird diese Regel nicht ausgeführt. Damit lassen sich Regeln temporär deaktivieren, ohne sie gleich löschen zu müssen.
- Reihenfolge: Die Reihenfolge ist eine ganze Zahl und legt fest, in welcher Reihenfolge mehrere Regeln für denselben Auslöser ausgeführt werden. Die Regel mit der kleinsten Zahl wird zuerst ausgeführt. Gibt es für einen Auslöser nur eine Regel, ist die Reihenfolge irrelevant. Haben mehrere Regeln eines Auslösers dieselbe Reihenfolge, ist die Ausführungsreihenfolge zufällig.
- Regelverarbeitung nach dieser Regel beenden: Gibt es mehrere Regeln für einen Auslöser werden diese Regeln anhand der definierten Reihenfolge (Siehe oben) nacheinander ausgeführt. Ist bei einer dieser Regel das Häkchen Regelverarbeitung nach dieser Regel beenden gesetzt, und treffen die Bedingungen dieser Regel zu, so dass sie ausgeführt wird, dann endet nach Ausführung dieser Regel die gesamte Ausführung. Alle weiteren Regeln dieses Auslösers werden dann nicht mehr verarbeitet. Das ist z.B. sinnvoll, wenn es mehrere Regeln für einen Benachrichtigungstext gibt (Unterschiedliche Sprachen / unterschiedliche Texte), um zu verhindern, dass mehrere Benachrichtigungen gesendet werden.
Hinweise zur Ausführung / Kontext einer Regel
Regeln haben immer einen Kontext. In der Regel ist das z.B. ein einzelner Auftrag oder ein Kunde. Der Kontext hängt vom Auslöser der Regel ab (Siehe unten). Der Auslöser Auftrag eingelesen hat z.B. den gerade eingelesenen Auftrag als Kontext, auf den sich alle Bedingungen und Aktionen beziehen. Wurden 10 Aufträge eingelesen, wird die Regel auch 10 mal ausgeführt mit jeweils einem der Aufträge als Kontext.
Der zeitgesteuerte Auslöser ist im Moment der einzige Auslöser, der keinen Kontext hat. Hier macht es also z.B. keinen Sinn, eine Bedingung oder eine Aktion zu verwenden, die sich auf eine Bestellung bezieht.
In Zukunft wird es für den zeitgesteuerten Auslöser aber auch eine Kontextauswahl geben. Denkbar wäre etwas: alle Bestellungen, die mindestens X Tage alt sind und noch keine Zahlung haben., um eine automatische Zahlungserinnerung zu senden.