Billbee bietet die Möglichkeit, durch das Festlegen von Regeln bestimmte Aufgaben zu automatisieren und noch besser an den eigenen Workflow anzupassen.

Das hier sind einige Beispiele für Vorgänge, die mit Regeln automatisiert werden können:


Konfiguriert werden die Regeln im Bereich Einstellungen / Regeln.


Aufbau einer Regel


Eine Regel besteht aus drei Teilen:

  1. Ein Auslöser, der festlegt, was genau die Regel startet.
  2. Optional einer oder mehreren Bedingungen
  3. Einer oder mehreren Aktionen.


Außerdem gibt es noch einige Eigenschaften, die das Verhalten der Regelausführung beeinflussen.

Durch das Kombinieren mehrerer Bedingungen lassen sich auch komplexere Regeln erstellen. Z.B. eine Regel für die Statusänderung auf versendet aller Bestellungen aus einem bestimmten Shop, deren Kunden aus einem bestimmten Land kommen und deren Auftragssumme größer als 100€ ist.


Auslöser


Der Auslöser legt fest, wann eine Regel angewendet wird. Die folgenden Auslöser stehen zur Zeit zur Auswahl:


Name
Beschreibung
Anwendungsbeispiel
Auftrag eingelesen
Ein Auftrag wurde über eine Schnittstelle eingelesen und bei Billbee angelegt
Automatische Zuordnung von Tags / Versandprodukten zu Aufträgen
Auftragsstatus geändert
Der Status eines Auftrages hat sich geändert
Automatischer Versand von Benachrichtigungen an Kunden
Neuer Kunde erstellt
Eine neuer Kunde wurde bei Billbee erstellt (per Hand oder durch den Auftragsimport)
Automatisches Zuordnen einer Sprache je nach Land des Kunden
Kunde hat Datei heruntergeladen
Ein Kunde hat eine mit einem Auftrag verknüpfte Datei über das Kundenportal heruntergeladen
Automatische Markierung der Bestellung als versendet / abgeschlossen
Auftragsdokument an Kunde senden
Rechnung / Auftragsbestätigung soll per EMail an den Kunden gesendet werden
 
Zeitgesteuerter Auslöser
Auslösezeitpunkte können mit Wochentag und Uhrzeit vorgegeben werden
Automatisches Einlesen aller Zahlungseingänge
Ereignis ausgelöst
Eine andere Regel löst ein bestimmtes Ereignis aus
Automatisches versenden einer Zahlungserinnerung


Für Details zu den einzelnen Auslösern bitte auf den jeweiligen Link klicken. Manche Auslöser haben noch Parameter wie die Uhrzeiten beim zeitgesteuerten Auslöser.


Bedingungen


Bedingungen können die Ausführung einer Regel für einen bestimmten Auslöser auf bestimmte Daten begrenzen.

So kann eine Regel z.B. auf einen bestimmten Shop, eine bestimmte Kundensprache oder eine bestimmte Auftragssumme eingeschränkt werden.

Die folgenden Bedingungen stehen zur Zeit zur Auswahl:


Name
Beschreibung
Anwendungsbeispiel
Shop einschränken
Schränkt ein, dass der Auftrag zu einem bestimmten Shop gehören muss
Verschiedene Benachrichtigungs pro Shop senden
Bestellstatus einschränken
Schränkt ein, welchen Status der Auftrag haben muss
Benachrichtigungstexte für bezahlt/versendet senden
Auftragssumme einschränken
Schränkt ein, welche Gesamtsumme der Auftrag haben muss
Aufträge mit hohem Warenwert markieren
Downloadartikel
Schränkt ein, dass der Auftrag mindestens einen/keinen Downloadartikel enthalten muss
Separate Benachrichtigungstexte für Käufe von Downloadartikeln senden
Land Lieferadresse
Schränkt das Land der Lieferadresse des Auftrages ein
Sprache des Kunden abhängig vom Land setzen
Land Rechnungsadresse
Schränkt das Land der Rechnungsadresse des Auftrages ein
Sprache des Kunden abhängig vom Land setzen / Spezielle Markierung von Aufträgen aus bestimmten Ländern
Land Lieferadresse EU/Nicht EU
Schränkt das Land der Lieferadresse des Auftrages auf eine Ländergruppe ein
Bestellungen aus Drittländern erkennen
Sprache des Kunden
Schränkt die Sprache des Kunden des aktuellen Auftrages ein
Benachrichtigungstexte in verschiedenen Sprachen senden
Versandkosten einschränken
Schränkt die Versandkosten des aktuellen Auftrages ein
Versandweg in Abhängigkeit der Versandkosten setzen
Zahlart einschränken
Schränkt die Zahlart des aktuellen Auftrages ein
Versandweg in Abhängigkeit der Zahlart setzen
Tags einschränken
Schränkt die Tags des aktuellen Auftrages ein
 
Adresse nach Text durchsuchen
Ermöglicht Aufträge anhand von bestimmten Worten in den Adressdaten zu selektieren
Adressen mit Packstation zur manuellen Prüfung markieren




Aktionen


Aktionen einer Regel werden ausgeführt, wenn bei der Ausführung der Regel alle definierten Bedingungen zutreffen.

Eine Regel muss mindestens eine Aktion haben, sonst passiert beim Ausführen der Regel nichts. Eine Regel kann aber auch mehrere Aktionen enthalten, die dann eine nach der anderen ausgeführt werden.

Diese Aktionen stehen zur Zeit zur Verfügung:


Name
Beschreibung
Anwendungsbeispiel
Nachricht an Käufer senden
Sendet einen Benachrichtigungstext per Mail oder über den Marktplatz/Shop an den Kunden
Kunden über Zahlungseingang / Versand benachrichtigen
Sprache des Kunden setzen
Ändert die Spracheigenschaft des Kunden
Je nach Land die Sprache des Kunden setzen
Der Bestellung ein Tag hinzufügen
Fügt dem aktuellen Auftrag ein Tag hinzu
Bestellungen aus einem Drittland / mit einem Mindestbestellwert ein Tag zuordnen
Den Status der Bestellung ändern
Ändert den Status des aktuellen Auftrages
Nach Download über Kundenportal Auftrag auf Abgeschlossen setzen
Bestellungen aus einem Shop abrufen
Prüft eine Shopverbindung auf neue Bestellungen und liest sie ein.
Zeitgesteuert einmal am Tag neue Bestellungen einlesen lassen.
Zahlungseingänge abrufen und zuordnen
Ruft Zahlungseingänge ab und ordnet sie automatisch Bestellungen zu und setzt die Bestellungen auf bezahlt
Zeitgesteuert zweimal am Tag alle Zahlungseingänge verarbeiten
Versandweg setzen
Setzt den Versandweg der aktuellen Bestellung
In Abhängigkeit von Versandkosten / Gesamtsumme den Versandweg bestimmen
Auftragsdokument erzeugen
Erzeugt eine Rechnung für die aktuelle Bestellung
Rechnung automatisch nach Zahlungseingang an Kunden senden
Layout festlegen
Legt ein Layout für eine Bestellung fest
Je nach Zahlart ein anderes Rechnungslayout zuordnen
Nachricht an Email Adresse senden
Versendet einen Benachrichtigungstext an eine beliebige Email Adresse
Versandabteilung über einen Zahlungseingang informieren
Ein Ereignis auslösen
Löst ein Ereignis aus, auf das mit einer weiteren Regel reagiert werden kann
Vorraussetzung für eine automatische Zahlungerinnerung erzeugen




Weitere Eigenschaften


  • Aktiv: Ist das Häkchen nicht gesetzt, wird diese Regel nicht ausgeführt. Damit lassen sich Regeln temporär deaktivieren, ohne sie gleich löschen zu müssen.
  • Reihenfolge: Die Reihenfolge ist eine ganze Zahl und legt fest, in welcher Reihenfolge mehrere Regeln für denselben Auslöser ausgeführt werden. Die Regel mit der kleinsten Zahl wird zuerst ausgeführt. Gibt es für einen Auslöser nur eine Regel, ist die Reihenfolge irrelevant. Haben mehrere Regeln eines Auslösers dieselbe Reihenfolge, ist die Ausführungsreihenfolge zufällig.
  • Regelverarbeitung nach dieser Regel beenden: Gibt es mehrere Regeln für einen Auslöser werden diese Regeln anhand der definierten Reihenfolge (Siehe oben) nacheinander ausgeführt. Ist bei einer dieser Regel das Häkchen Regelverarbeitung nach dieser Regel beenden gesetzt, und treffen die Bedingungen dieser Regel zu, so dass sie ausgeführt wird, dann endet nach Ausführung dieser Regel die gesamte Ausführung. Alle weiteren Regeln dieses Auslösers werden dann nicht mehr verarbeitet. Das ist z.B. sinnvoll, wenn es mehrere Regeln für einen Benachrichtigungstext gibt (Unterschiedliche Sprachen / unterschiedliche Texte), um zu verhindern, dass mehrere Benachrichtigungen gesendet werden.


Hinweise zur Ausführung / Kontext einer Regel


Regeln haben immer einen Kontext. In der Regel ist das z.B. ein einzelner Auftrag oder ein Kunde. Der Kontext hängt vom Auslöser der Regel ab (Siehe unten). Der Auslöser Auftrag eingelesen hat z.B. den gerade eingelesenen Auftrag als Kontext, auf den sich alle Bedingungen und Aktionen beziehen. Wurden 10 Aufträge eingelesen, wird die Regel auch 10 mal ausgeführt mit jeweils einem der Aufträge als Kontext.

Der zeitgesteuerte Auslöser ist im Moment der einzige Auslöser, der keinen Kontext hat. Hier macht es also z.B. keinen Sinn, eine Bedingung oder eine Aktion zu verwenden, die sich auf eine Bestellung bezieht.

In Zukunft wird es für den zeitgesteuerten Auslöser aber auch eine Kontextauswahl geben. Denkbar wäre etwas: alle Bestellungen, die mindestens X Tage alt sind und noch keine Zahlung haben., um eine automatische Zahlungserinnerung zu senden.