Billbee bietet die Möglichkeit, durch das Festlegen von Regeln bestimmte Aufgaben zu automatisieren und noch besser an den eigenen Workflow anzupassen.

Das hier sind einige Beispiele für Vorgänge, die mit Regeln automatisiert werden können:

• Einen Kunden mit Sendungsnummer benachrichtigen, wenn eine Bestellung versendet wurde
• Einen Kunden bei Zahlungseingang benachrichtigen, um den Link aufs Kundenportal mitzuteilen
• Zeitgesteuert im Hintergrund Zahlungen vom Bankkonto einlesen und Bestellungen automatisch als bezahlt markieren
• Rechnung per Email an den Kunden senden
• Eine Bestellung automatisch abschließen, nachdem der Kunden einen Dateidownload durchgeführt hat
• Bei unbezahlten Bestellungen automatisch nach X Tagen eine Zahlungserinnerung senden
• Nach X Tagen eine automatische Bewertung des Käufers abgeben (geplant)
• Eine Bestellung automatisch markieren, wenn es sich um einen Stammkunden handelt

Konfiguriert werden die Regeln im Bereich Einstellungen / Regeln.

Aufbau einer Regel

Eine Regel besteht aus drei Teilen:

1. Ein Auslöser, der festlegt, was genau die Regel startet.
2. Optional einer oder mehreren Bedingungen
3. Einer oder mehreren Aktionen.

Außerdem gibt es noch einige Eigenschaften, die das Verhalten der Regelausführung beeinflussen.

Durch das Kombinieren mehrerer Bedingungen lassen sich auch komplexere Regeln erstellen. Z.B. eine Regel für die Statusänderung auf versendet aller Bestellungen aus einem bestimmten Shop, deren Kunden aus einem bestimmten Land kommen und deren Auftragssumme größer als 100€ ist.

Auslöser

Der Auslöser legt fest, wann eine Regel angewendet wird. Die folgenden Auslöser stehen zur Zeit zur Auswahl:

Für Details zu den einzelnen Auslösern bitte auf den jeweiligen Link klicken. Manche Auslöser haben noch Parameter wie die Uhrzeiten beim zeitgesteuerten Auslöser.

Bedingungen

Bedingungen können die Ausführung einer Regel für einen bestimmten Auslöser auf bestimmte Daten begrenzen.

So kann eine Regel z.B. auf einen bestimmten Shop, eine bestimmte Kundensprache oder eine bestimmte Auftragssumme eingeschränkt werden.

Die folgenden Bedingungen stehen zur Zeit zur Auswahl:

Aktionen

Aktionen einer Regel werden ausgeführt, wenn bei der Ausführung der Regel alle definierten Bedingungen zutreffen.

Eine Regel muss mindestens eine Aktion haben, sonst passiert beim Ausführen der Regel nichts. Eine Regel kann aber auch mehrere Aktionen enthalten, die dann eine nach der anderen ausgeführt werden.

Diese Aktionen stehen zur Zeit zur Verfügung:

Weitere Eigenschaften

• Aktiv: Ist das Häkchen nicht gesetzt, wird diese Regel nicht ausgeführt. Damit lassen sich Regeln temporär deaktivieren, ohne sie gleich löschen zu müssen.
• Reihenfolge: Die Reihenfolge ist eine ganze Zahl und legt fest, in welcher Reihenfolge mehrere Regeln für denselben Auslöser ausgeführt werden. Die Regel mit der kleinsten Zahl wird zuerst ausgeführt. Gibt es für einen Auslöser nur eine Regel, ist die Reihenfolge irrelevant. Haben mehrere Regeln eines Auslösers dieselbe Reihenfolge, ist die Ausführungsreihenfolge zufällig.
• Regelverarbeitung nach dieser Regel beenden: Gibt es mehrere Regeln für einen Auslöser werden diese Regeln anhand der definierten Reihenfolge (Siehe oben) nacheinander ausgeführt. Ist bei einer dieser Regel das Häkchen Regelverarbeitung nach dieser Regel beenden gesetzt, und treffen die Bedingungen dieser Regel zu, so dass sie ausgeführt wird, dann endet nach Ausführung dieser Regel die gesamte Ausführung. Alle weiteren Regeln dieses Auslösers werden dann nicht mehr verarbeitet. Das ist z.B. sinnvoll, wenn es mehrere Regeln für einen Benachrichtigungstext gibt (Unterschiedliche Sprachen / unterschiedliche Texte), um zu verhindern, dass mehrere Benachrichtigungen gesendet werden.

Hinweise zur Ausführung / Kontext einer Regel

Regeln haben immer einen Kontext. In der Regel ist das z.B. ein einzelner Auftrag oder ein Kunde. Der Kontext hängt vom Auslöser der Regel ab (Siehe unten). Der Auslöser Auftrag eingelesen hat z.B. den gerade eingelesenen Auftrag als Kontext, auf den sich alle Bedingungen und Aktionen beziehen. Wurden 10 Aufträge eingelesen, wird die Regel auch 10 mal ausgeführt mit jeweils einem der Aufträge als Kontext.

Der zeitgesteuerte Auslöser ist im Moment der einzige Auslöser, der keinen Kontext hat. Hier macht es also z.B. keinen Sinn, eine Bedingung oder eine Aktion zu verwenden, die sich auf eine Bestellung bezieht.

In Zukunft wird es für den zeitgesteuerten Auslöser aber auch eine Kontextauswahl geben. Denkbar wäre etwas: alle Bestellungen, die mindestens X Tage alt sind und noch keine Zahlung haben., um eine automatische Zahlungserinnerung zu senden.