Eine Rechnung zeitverzögert für Bestellungen verschicken

Du möchtest nicht, dass deine Rechnung automatisch erzeugt und versendet wird, wenn bspw. der Auftragsstatus geändert wird, sondern zeitlich verzögert? Dann findest du die Anleitung zur Einrichtung hier in diesem Artikel. Bitte beachte, dass es sich hier nur um eine beispielhafte Anleitung handelt, die du natürlich jederzeit um z. B. Bedingungen erweitern kannst oder die Auslöser austauschen kannst. 

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung

Voreinstellungen

Damit die Rechnung per E-Mail versendet werden kann, sollte ein SMTP-Server eingerichtet werden, um zu vermeiden, dass deine automatisch generierten E-Mails in den Spam-Ordnern der Kund:innen landen. 

Der Benachrichtigungstext, der als Nachricht an die Kund:innen beim Rechnungsversand genutzt werden kann, ist standardmäßig unter Einstellungen / Automatisierung im Reiter "E-Mail Vorlagen" bereits hinterlegt. Möchtest du diesen Standardtext nutzen, musst du hier nichts anpassen. Möchtest du den Text noch individualisieren, kannst du ganz einfach den Standardtext "Rechnung Per Email senden" bearbeiten oder auch einfach einen eigenen anlegen und diesen dann entsprechend als Benachrichtigungstext in der Regel auswählen.

Einrichtung der Regel

Um Rechnungen automatisch und zeitverzögert an deine Kund:innen zu senden, ist es notwendig, drei verschiedene Regeln unter Einstellungen / Automatisierung anzulegen.

1. Regel, um die Rechnungserzeugung und den Rechnungsversand zu verzögern
2. Regel, mit der die Rechnungen erzeugt werden
3. Regel, mit der die Rechnung an den Kunden gesendet werden

In unserem Beispielfall nutzen wir den bereist voreingestellten Benachrichtigungstext "Rechnung Per Email senden". 

Die erste Regel, die dafür zuständig ist, dass die Rechnungserzeugung und der Rechnungsversand verzögert wird, ist wie folgt aufgebaut:

• Auslöser: Bestellstatus geändert (Versendet)
• Bedingung: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen.
• Aktion: Ereignis auslösen (Vergib hier einen Namen für das Ereignis und die gewünschte Verzögerung)

Die zweite Regel, die die Rechnungserzeugung um die in der ersten Regel festgelegte Verzögerung anstößt, ist wie folgt aufgebaut:

• Auslöser: Ereignis ausgelöst (Name des Ereignisses aus der ersten Regel)
• Bedingung: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen.
• Aktion: Auftragsdokument erzeugen (Rechnung)

Die dritte und letzte Regel, die die Rechnung dann an die Kund:innen sendet, ist wie folgt aufgebaut:

• Auslöser: Auftragsdokument an Kunden (*) senden (Rechnung)
• Bedingung: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen.
• Aktion: Nachricht an Kund:in (Käufer:in) senden (sinnvollerweise wählst du im Feld "E-Mail Typ" die E-Mail für kaufmännische Dokumente aus. Ist in deinem Kundendatensatz keine E-Mail-Adresse für kaufmännische Dokumente hinterlegt, wird automatisch auf die Standard-E-Mail-Adresse des Datensatzes zurückgegriffen)

Wichtig / zu beachten

Ich möchte nur die Rechnungen zeitverzögert versenden, in denen ein bestimmter Artikel beinhaltet ist

Eine häufig genutzte Abwandlung dieser Regel ist die, bei der eine Rechnung nur dann zeitverzögert versendet werden soll, wenn ein bestimmter Artikel in der Bestellungen vorhanden ist. Die drei Regeln sind gleich aufgebaut, nur die Bedingungen werden abgewandelt. Die drei Regeln sind dann wie folgt aufgebaut:

1. Zeitverzögerung einrichten
   • Auslöser: Bestellstatus geändert (Versendet)
   • Bedingung: Artikel enthält bestimmten Text
   • Aktion: Ereignis auslösen (Vergib hier einen Namen für das Ereignis)
2. Rechnung erzeugen nach Zeitverzögerung
   • Auslöser: Ereignis ausgelöst (Name des Ereignisses aus der ersten Regel)
   • Bedingung: Optional. In unserem Beispiel gibt es keine Bedingung, die die Regel einschränkt. Das kannst du aber natürlich individuell für deinen Workflow einstellen.
   • Aktion: Auftragsdokument erzeugen (Rechnung)
3. Rechnung an Kund:innen senden
   • Auslöser: Auftragsdokument an Kunden (*) senden (Rechnung)
   • Bedingung: Artikel enthält bestimmten Text (hier ist es sinnvoll, die Bedingung aus der ersten Regel zu wiederholen, damit sichergestellt wird, dass auch nur die Bestellungen mit dem bestimmten Artikel diese Nachricht bekommen)
   • Aktion: Nachricht an Käufer (*) senden (sinnvollerweise wählst du im Feld "E-Mail Typ" die E-Mail für kaufmännische Dokumente aus. Ist in deinem Kundendatensatz keine E-Mail-Adresse für kaufmännische Dokumente hinterlegt, wird automatisch auf die Standard-E-Mail-Adresse des Datensatzes zurückgegriffen)

How To Video: zeitverzögerte Automatisierungen

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Typische Fehler

Rechnung wird nicht zeitverzögert versendet

Wenn die Rechnung nicht zeitverzögert versendet wird, überprüfe zuerst, ob auch alle drei Regeln angelegt wurden. Ist das der Fall, überprüfe, ob die Auslöser, Bedingungen und Aktionen richtig angelegt sind. Ein häufiger Fehler ist, dass der Name des Ereignisses aus der ersten Regel nicht mit dem Namen des Ereignisses im Auslöser der zweiten Regel übereinstimmt.

(*) Wie du vielleicht schon gesehen hast, gendern wir auf unserer Webseite, unserer Hilfeseite und in unserer Außenkommunikation, da Billbee für mehr Vielfalt im E-Commerce stehen soll – und das auf allen Ebenen. Die Namen für Bereiche/Buttons/Einstellungen kommen direkt aus der Softwarelösung, wo aktuell nicht gegendert wird. Um hier keine Verwirrung aufkommen zu lassen, haben wir uns dazu entschieden, dass wir die direkten Namen aus der Software auf der Hilfeseite in diesem Fall übernehmen.