eBay-Shop mit Billbee verbinden

Billbee unterstützt die Anbindung von einem eBay-Account an deinen Billbee-Account. Der Datenabgleich mit eBay funktioniert über die offizielle eBay-API. Wie du deinen eBay-Account an Billbee anbindest, kannst du in diesem Artikel nachlesen.

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung

Um eine neue Shopverbindung bei Billbee einzurichten, klicke unter Einstellungen / Kanäle auf den Button "Neu".

Jetzt öffnet sich ein Dropdown-Menü, in dem dir alle Shop- und Marktplatzverbindungen angezeigt werden, die an Billbee angebunden werden können. Scrolle nun runter, bis du bei "eBay-Shop" angelangt bist und klicke darauf. Anschließend wirst du auf eine Seite von eBay geleitet, auf der du dich in deinem eBay-Konto einloggen musst.

Du wirst jetzt wieder zurück zu Billbee geleitet, wo du die abschließenden Einstellungen für deine Shopverbindung vornehmen kannst.

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Name: Gib einen beliebigen internen Namen für deine Shopverbindung ein.

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Access Token: Der Access Token wird automatisch erzeugt und hier eingefügt bei der Anbindung von eBay.

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Auch unvollständige Transaktionen einlesen / Verkaufsprotokollnummer als Bestellnummer: Wähle die Option "Auch unvollständige Transaktionen einlesen" aus, wenn auch unvollständige Transaktionen von eBay eingelesen werden sollen. Mehr dazu kannst du hier erfahren. Wenn du die Option "Verkaufsprotokollnummer als Bestellnummer" aktivierst, so wird die Verkaufsprotokollnummer von eBay als Bestellnummer gesetzt anstelle der ursprünglichen Bestellnummer.

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Von Ebay abgeführte Steuer als Position hinzufügen / Von Ebay abgeführte Steuer als individuellen Rechnungstext anzeigen: Wähle diese Option aus, wenn die abgeführte Steuer durch eBay (Goods and Services Tax) als eigene Position zur Bestellung hinzugefügt und auf der Rechnung mit ausgespielt werden soll. Eine andere Möglichkeit ist, dass du die von "eBay abgeführte Steuer als individuellen Rechnungstext anzeigen" lässt. Aktivierst du diese Option, wird deiner Rechnung der Satz "The marketplace eBay will collect and remit the taxes (EUR XX)" zur abgeführten Steuer durch eBay hinzugefügt. Bei beiden Optionen handelt es sich um freiwillige Einstellungen, die du vornehmen kannst, d.h. du bist grundsätzlich nicht dazu verpflichtet. Weitere Informationen zur abgeführten Steuer kannst du hier nachlesen. 

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eBay als Rechnungsadresse für Bestellungen mit digitalen Artiekln setzen: Aktivierst du diese Option wird in der Bestellung als Rechnungsanschrift eBay verwendet. Hierbei haben wir uns nach den Vorgaben von eBay bezüglich der Rechnungsstellung für die abgeführte Steuer bei digitalen Artikeln gehalten. Hinterlegt wird folgende Adresse: eBay GmbH, Albert-Einstein-Ring 2-6, 14532 Kleinmachnow Deutschland

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Änderungen an Bestellungen abgleichen: Wähle aus, in welche Richtung die Änderungen abgefragt werden sollen. Du kannst zwischen nie (kein Abgleich), eBay zu Billbee, Billbee zu eBay oder beidseitig. Standardmäßig ist beidseitig ausgewählt (eBay ↔ Billbee). Hast du Übertragung in beide Richtungen aktiviert, dann werden die Bestellungen im eBay System auch automatisch als versendet markiert und die Käufer:innen werden über das eBay System über den Versand benachrichtigt. Sofern eine Sendungsnummer vorhanden ist, wird auch diese an eBay übermittelt.

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Aufträge einlesen: Lege fest, ob über die Verbindung Bestellungen eingelesen werden sollen. Diese Option ist standardmäßig aktiviert beim Anlegen der Verbindung und muss aktiviert sein, damit Bestellungen von eBay zu Billbee übertragen werden können. Ist die Option aktiviert, dann kannst du noch auswählen, ab welchem Datum die Bestellungen importiert werden sollen. Bei Ebay können nur Bestellungen eingelesen werden, die nicht älter als 30 Tage sind. 

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Mindestalter der Bestellung in Minuten: Legt fest, wie alt eine Bestellung beim Shopabruf mindestens sein muss, damit sie importiert wird. Neuere Bestellunegn werden erst zu einem späteren Zeitpunkt importiert. Nutzt du in deinem Shop Apps, die Änderungen an deinen Bestellungen vornehmen, lege mindestens 2 Minuten fest. Beachte: Solltest du in deinem Shop Webhooks verwenden und ein Mindestalter eingestellt haben, wird die Bestellung nicht automatisch X Minuten nach Eingang der Bestellung importiert, sondern erst beim nächsten Shopabruf.

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Bearbeiten von Auftragspositionen oder Erzeugen von Rechnungen mit Billbee verbieten: Du kannst die Bestellpositionen, die mit einer Bestellung aus eBay übermittelt werden, quasi "sperren". Das bedeutet, dass die Auftragspositionen einer Bestellung in Billbee, die von eBay übertragen wurde, dann nicht mehr manuell bearbeitet werden können. Außerdem kannst du Billbee verbieten, dass Rechnungen erstellt werden sollen für Bestellungen, die aus deinem eBay-Shop eingelesen wurden. Dann werden für alle Bestellungen, die von eBay übermittelt werden, keine Rechnungen in Billbee erstellt. Das bedeutet aber auch, dass du generell keine Rechnungen (weder manuell noch automatisch) für Bestellungen erstellen kannst, die dieser Shopverbindung zugeordnet sind.

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Artikel Preisanpassung: Hier kannst du optional einen Artikel festlegen, der Auftragspositionen zur Preisanpassung zugeordnet wird.

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SMTP Server: Hast du bereits einen SMTP Server angelegt bei Billbee, kannst du diesen hier über das Dropdown-Menü auswählen.

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Zahlungen fällig nach X Tagen: Gib an, wann die Zahlungen der Bestellungen fällig sein sollen, die über eBay eingelesen werden.

Hat alles geklappt, werden jetzt die aktuellen Bestellungen abgefragt und der Shop ist ab sofort mit Billbee verknüpft. Von Ebay können nur die Bestellungen der letzten 30 Tage vor der Einrichtung importiert werden. Ein rückwirkender Import über einen längeren Zeitraum ist bei eBay-Shopverbindungen nicht möglich. Die Bestellungen werden jetzt regelmäßig und vollautomatisch abgeglichen, sobald du bei Billbee aktiv bist.

Wichtig / zu beachten

Statusübertragungen zu eBay

Die Rückübertragung von Statusänderungen erfolgt automatisch. Die eBay-Käufer:innen wird automatisch informiert, wenn du bei Billbee den Status der Bestellung auf bezahlt oder versendet setzt. Die Rückübertragung des Status an eBay kannst du in deiner eBay-Shopverbindung bei Billbee deaktivieren oder auch wieder aktivieren. Das ist dann sinnvoll, wenn du z. B. deine Benachrichtigungen mithilfe der Automatisierung von Billbee versenden möchtest. Du kannst z. B. automatisierte Versandbenachrichtigungen senden oder deine Kund:innen bei Zahlungseingang benachrichtigen. 

Gutschriften bzw. Stornierungen nach Versand können nicht automatisch von eBay zu Billbee importiert werden. Diese musst du in Billbee manuell anlegen. Wie genau das funktioniert, erklären wir hier.

Wird eine Bestellung vor dem Versand storniert / abgebrochen, kann dies zu Billbee importiert werden. Dies erfolgt nur, wenn der Abbruch durchgeführt wurde, bevor die Bestellung das erste Mal zu Billbee importiert wird.

In diesem Fall wird der Gutschriftenbetrag als zusätzliche Position in der Bestellung erfasst und trägt den Positionsnamen "Preisanpassung".

Telefonnummer von Käufer:innen an Billbee übermitteln

Ebay übermittelt die Telefonnummer nur an Billbee, wenn diese explizit im Bestellprozess eingegeben wird. Du kannst deine Kund:innen aber dazu "zwingen" eine Telefonnummer einzugeben, indem du bei eBay unter Kontoeinstellungen / Einstellungen / Versand einen Haken bei "Telefonnummer für Versand erforderlich" setzt. Dann müssen deine Kund:innen im Bestellprozess ihre Telefonnummer eingeben und dann wird diese auch an Billbee übermittelt.

Ein:e Käufer:in kauft mehrere Artikel bei dir als Verkäufer:in

Bei eBay gibt es die Besonderheit, dass wenn ein:e Käufer:in mehrere Artikel bei einem/einer Verkäufer:in erwirbt, diese Vorgänge als einzelne Transaktionen angelegt werden, die auch einzeln von Billbee importiert werden. Wenn der/die Käufer:in danach die Kaufabwicklung abschließt, werden diese Transaktionen zu einer Gesamtbestellung mit einer neuen Bestellnummer zusammengefasst. Billbee importiert dann diese neue (leere) Bestellung und fasst alle bereits importierten Transaktionsbestellungen darunter zusammen, sodass mit einer einzigen Bestellung gearbeitet werden kann.

Zeitpunkt des Bestellimports

eBay-Bestellungen können erst importiert werden, wenn die Kund:innen den Verkaufsprozess aktiv abgeschlossen haben. Noch nicht abgeschlossene Aufträge werden von eBay als unvollständig gemeldet und daher empfiehlt eBay in seinen API-Richtlinien, dass Aufträge erst nach dem Abschluss der Kaufabwicklung durch externe Anwendungen verarbeitet werden sollen, denn in diesen Aufträgen fehlen dann häufig noch die Lieferadresse, die Versandkosten oder -art oder die Bestellnummer ändert sich nochmal. Daher liest auch Billbee diese Aufträge standardmäßig nicht ein. Möchtest du das umgehen, dann kannst du in deinen Einstellungen der eBay-Shopverbindung bei Billbee die Option "auch unvollständige Bestellungen einlesen" auswählen. Das führt dazu, dass Bestellungen auch vorher importiert werden können. Nach dem Import zu Billbee können dann zusätzlich bestellte Artikel noch zu der Bestellung hinzugefügt werden. Andere spätere Änderungen können aber nicht mehr zu Billbee übernommen werden, insbesondere eine Änderung der Lieferadresse, eine Änderung der Zahlart oder eine Änderung der Versandkosten. 

Abgeführte Steuer durch eBay 

eBay als Marktplatz führt Steuern für Verkäufe von digitalen Artikeln selbst ab. Diese kannst du dir dann im Nachgang von eBay zurückholen. Wie genau du das mit Billbee automatisieren kannst, erklären wir dir hier.

Damit du nachvollziehen kannst, bei welchen Bestellungen eBay die Steuern bereits abgeführt hat, werden in Billbee alle betroffenen Bestellungen mit dem Tag "TaxPaid" versehen: 

Drittlandsbestellungen

Bei Bestellungen in Drittländer werden jeweils die Nettopreise importiert. Zudem wird ihnen beim Bestellimport automatisch der Tag "TaxPaid_net" vergeben. Beachte bitte: Solltest du bei Bestellungen zugleich die Option "von eBay abgeführte Steuer als Position hinzufügen" aktiviert haben, wird zusätzlich zum importierten Nettopreis die abgeführte Steuer als Artikel hinzugefügt, sodass die Bestellung im gesamten als Bruttopreis ausgewiesen wird. 

Unser Tipp: Wenn du für Bestellungen mit bereits abgeführter Steuer ein gesondertes Rechnungslayout verwenden möchtest, das deinen Bestellungen automatisch zugewiesen wird, kannst du dir eine einfache Automatisierungsregel anlegen. Rufe hierfür deine Automatisierungseinstellungen auf und nimm folgende Einstellung vor: 

• Auslöser: Bestellung importiert (alle Importarten)
• Bedingung: Tags einschränken ("TaxPaid_net")
• Aktion: Rechnungslayout festlegen (dein gewünschtes Rechnungslayout) 

Mögliche Fehlercodes & ihre Bedeutung